Biện pháp tránh sai sót khi làm bộ chứng từ thanh toán L/C

Thanh toán L/C an toàn nhưng phức tạp khi làm chứng từ. Chứng từ là một trong những phần quan trọng nhưng dễ bị nhầm lẫn. Vì vậy, bạn cần đặc biệt lưu ý về việc chuẩn bị bộ chứng từ khi làm thanh toán L/C, lên kế hoạch cụ thể và kiểm tra chặt chẽ bộ chứng từ trong từng trường hợp, từng giai đoạn cụ thể.

>>>>> Xem thêm:  Sử dụng hối phiếu trong thanh toán quốc tế

1.Ký kết hợp đồng ngoại thương

Vì thỏa thuận thanh toán bằng L/C, nên để tránh rủi ro, trước khi kí hợp đồng nhà kinh doanh XNK cần nắm vững những nội dung cơ bản trong giao dịch bằng L/C, chủ yếu là những yếu tố sau:

(1) Quan hê giữa hợp đồng và L/C: Cho dù L/C được hình thành từ hợp đồng thương mại, nhưng khi đã được thiết lập, L/C có giá trị hoàn toàn độc lập với hợp đồng. Vì vậy, điều khoản nào của hợp đồng không được ghi vào L/C sẽ không có giá trị thực hiện đối với tất cả các bên liên quan. Ngược lại, những điều khoản mà hợp đồng không điều chỉnh nhưng lại được quy định trong L/C thì nó lại có giá trị bắt buộc thực hiện với tất cả các bên.

Chính vì vậy, khi ký kết hợp đồng thương mại, nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải đặc biệt quan tâm đến điều khoản thanh toán. Đồng thời, nhà nhập khẩu khi chuyển tải các nội dung thanh toán vào đơn mở L/C phải chính xác tuyệt đối, còn nhà xuất khẩu khi nhận được thông báo L/C phải kiểm tra chi tiết nội dung L/C với hợp đồng thương mại.

(2) Đối với nhà nhập khẩu: theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử lý L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa. Do đó nhà xuất khẩu có thể giao hàng không đúng hợp đồng thương mại nhưng lập bộ chứng từ phù hợp L/C thì vẫn đòi được tiền từ Ngân hàng phát hành L/C.

Về chứng từ giả mạo, đây là vấn đề khó khăn chưa có giải pháp ngăn chặn nào được quy định trong UCP (). Trong khi đó, UCP lại cho phép các ngân hàng được miễn trách về chứng từ giả mạo vì thực tế ngân hàng cũng khó phát hiện chứng từ giả mạo và quy định này trở thành khe hở cho hành vi gian lận giả mạo. Vì vậy, nhà nhập khẩu cần phải thận trọng, tìm hiểu kĩ càng đối tác, phải thiết lập cơ chế hữu hiện trong việc giám sát lô hàng, quá trình giao hàng và quy định chặt chẽ bộ chứng xuất trình.

(3) Đối với nhà xuất khẩu về Ngân hàng phát hành (L/C: Có cần phải biết về khả năng và uy tín của Ngân hàng phát hành (NHPH)? Làm thế nào để biết? thời điểm cần biết là khi nào?

– Cam kết trả tiền L/C là NHPH chứ không phải nhà nhập khẩu. Do đó, việc biết được chắc chắn khả năng và uy tín của NHPH trở nên cần thiết đối với nhà xuất khẩu, đặc iệt là trng một thế giới đầy biến động về chính trị, xã hội và kinh tế. Rất tiếc, các nhà xuất khẩu thường ít quan tâm đến câu hỏi này, họ thường cho rằng đã là cam kết của ngân hàng thì luôn được đảm bảo. Chính vì vậy, một số nhà xuất khẩu không am hiểu còn muốn được nhận L/C trực tiếp từ NHPH (thông qua Ngân hàng Thông báo) để không phải trả phí thông báo. học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu

Các ngân hàng luôn được cập nhật các thông tin về các ngân hàng khác trên thế giới, do đó, cách nhanh nhất và chính xác nhất là thông qua ngân hàng phục vụ mình để được tư vấn về uy tín và khả năng của bất kỳ ngân hàng nào trên thế giới.

Nhiều nhà xuất khẩu chỉ mong muốn ký được hợp đồng để bán hàng và nhận tiền thanh toán bằng L/C là yên tâm mà không quan tâm thích đáng đến các điều khoản cụ thể của L/C, trong đó NHPH là ai? Chỉ đến khi nhận được L/C mới đi xin tư vấn ngân hàng phục vụ mình. Như vậy là quá muộn. Trước khi ký kết hợp đồng thương mại, nhà xuất khẩu nên được ngân hàng phục vụ mình tư vấn về NHPH và các điều khoản cụ thể trong L/C, đặc biệt alf các thương vụ mới, đối tác mới.

thanh toán lc

2.Tổ chức thực hiện giao dịch L/C tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Chúng ta đã biết nguyên nhân khiến bộ chứng từ thanh toán L/C sai sót. Vậy là làm thế nào để ngăn ngừa được các sai sót này? Bạn nên ghi nhớ 8 bước cần thiết khi lập một bộ chứng từ theo L/C như sau:

Bước 1: Tổ chức và phối kết hợp tốt trng các hoạt động xuất khẩu

Khi doanh nghiệp xuất khẩu có một phòng (bộ phận) chuyên trách xử lý giao dịch L/C thì sự cần thiết là phải chia sẻ các thông tin về yêu cầu thực hiện L/C và chuyển giao bảng liệt kê danh mục chứng từ cần lập và kiểm tra cho các phòng ban liên quan thông qua sự phối kết hợp có tổ chức nhằm đạt được mục tiêu là lập được bộ chứng từ phù hợp. Sai sót trong khâu lập chứng từ thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp xuất khẩu không được tổ chức tốt, không có tập huấn chuyên môn, không có nhiều kinh nghiệm về kỹ năng giao dịch L/C. Mọi nhân viên liên quan đến bất kì khâu nào trong giao dịch L/C đều phải hiểu rõ về giao dịch L/C, UCP, ISBP và Incoterms.

Bước 2: Thương lượng về các điều khoản của L/C để thiết lập bộ chứng từ hoàn hảo. Nhà xuất khẩu phải chủ động thiết lập một khung các điều khoản sử dụng trong thương lượng về nội dung của L/C như là một bộ phận cấu thành trong hợp đồng thương mại. Tuyệt đối tránh việc tùy tiện, ngẫu hứng trong giao dịch L/C như “Gửi L/C cho tôi, tôi sẽ gửi hàng cho ông”

Trong quá trình đàm phán, nhà xuất kahảu phải đưa ra hoặc chỉ chấp nhận các điều khoản phù hợp. Đồng thời cần chủ động đưa ra chiến thuật đàm phán để có được một L/C linh hoạt, khả thi. Ví dụ, về một điều khoản linh hoạt như “bất kỳ cảng nào” trong điều khoản giao hàng sẽ là tốt hơn một cảng đích danh như “Hải Phòng Port: hoặc “khoảng 1,000 kg” sẽ tốt hơn “không quá 1.000 kg” về hàng hóa quy định. Một L/C là khả thi, ví dụ, là L/C có một khoảng thời gian giao hàng hợp lí, có địa điểm xuất trình ngay tại nước nhà xuất khẩu,..

Nhà xuất khẩu cũng phải thương lượng làm rõ về số loại chứng từ, số lượng mỗi loại, bản gốc, bản sao, người phát hành, nội dung,..và luôn trong khả năng thực hiện đúng hạn. Nguyên tắc chung là càng ít chứng từ phải xuất trình thì càng dễ thực hiện, càng nhiều chứng từ phải xuất trình thì rủi ro sai sót càng lớn. học xuất nhập khẩu ở tphcm

Bước 3: Kiểm tra kỹ L/C ngay khi nhận được

Có người hiểu đơn giản có L/C là an tâm giao hàng, không cần kiểm tra nội dung L/C có những điều khoản gì, có phù hợp với hợp đồng thương mại đã ký kết hay không? Làm như vậy là sai lầm vì nếu L/C có một vài điều khoản lắt léo, cài bẫy có thể làm cho nhà xuất khẩu giao hàng mà không đòi được tiền. Bởi vậy, ngay khi nhận được L/C từ Ngân hàng Thông Báo, nhà xuất khẩu phải kiểm tra nội dung của L/C, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu sửa đổi, tu chỉnh kịp thời. Không được nhân nhượng chấp nhận một LC có những điều khảon khác với những gì đã thỏa thuận, nhất là các điều khoàn này lại khó thực hiện, không rõ ràng hoặc mơ hồ. Không được giao hàng chừng nào các điều khảon trong LC chưa rõ ràng.

Bước 4: Lập kế hoạch phù hợp:

Phải lập kế hoạch chi tiết về việc sản xuất hay thu gom hàng hóa xuất khẩu theo L/C. Nhà xuất khẩu phải lập kế hoạch cho các công việc như giao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình,….và phải tổ chức thực hiện và giám sát chúng.

Bước 5: Chuẩn bị và tổ chức lập chứng từ

Nhà xuất khẩu phải chắc chắn được trang bị đầy đủ về công nghệ, đội ngũ cán bộ thông thạo chuyên môn và có nguồn vốn đầy đủ để thực hiện lập và xuất trình bộ chứng từ phù hợp. Phải vận dụng và tuân thủ các quy tắc của UCP và ISBP trong việc lập chứng từ. Phải sử dụng “danh mục kiểm tra chứng từ – checklist” để đối chiếu trong quý trình lập chứng từ, đồng thời gửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho các đơn vị có liên quan như: người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại,…để lập các chứng từ tương ứng cho phù hợp với yêu cầu.

Bước 6: Tự kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình

Biện pháp ngăn ngừa trước khi xuất trình bao giờ cũng hiệu quả hơn là sự sửa chữa sau khi xuất trình, hơn nữa việc sửa chữa sau khi xuất trình không phải lúc nào cũng khả thi. Các lỗi chính tả, đánh máy, in ấn hoàn toàn có thể sửa chữa trước khi xuất trình.

Bước 7: Xuất trình đúng hạn

Xuất trình phù hợp là xuất trình bao gồm không những các chứng từ phù hợp mà còn đúng hạn, tại nơi quy định và trong thời gian làm việc của ngân hàng. Nhà xuất khẩu cần tính toán đủ thời gian thích đáng để tu chỉnh và xuất trình lại chứng từ (nếu có). lớp kế toán ngắn hạn

Bước 8: Kiểm soát và kiểm tra thường xuyên.

Nhà xuất khẩu phải kiểm soát được quá trình lập chứng từ và các nhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình trở nên bị chậm trễ. Sau khi bộ chứng từ đã được xuất trình, thì nhà xuất khẩu phải liên hệ chặt chẽ với người mua và ngân hàng phục vụ mình để có được thông tin chính xác và kịp thời về bộ phận chứng từ để xử lí.

Các bước nêu trên nếu được tuân thủ nghiêm túc, chắc chắn sẽ góp phần làm hạn chế các sai sót của bộ chứng từ. Nói một cách ngắn gọn, nhà xuất nhập khẩu cần ghi nhớ và tuân thủ tiêu chí 3P gồm: Planning (lập kế hoạch), Preparation (lập chứng từ), và Presentation (xuất trình); đồng thời ghi nhớ và thực hiện tối đa tiêu chí trong lập chứng từ phù hợp, gồm: Comple (hoàn chỉnh), Correct (chính xác), và Consistant (nhất quán).

Mong rằng những chia sẻ ở bài viết này sẽ giúp bạn có cách tránh sai sót khi làm bộ chứng từ thanh toán LC

Để hiểu rõ hơn các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu hoặc khóa học chuyên sâu để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

>>>>>> Bài viết tham khảo: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

Biện pháp tránh sai sót khi làm bộ chứng từ thanh toán L/C
5 (100%) 2 votes

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *