Hướng dẫn làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

Chứng từ xuất nhập khẩu là loại giấy tờ vô cùng quan trọng trong vận hành xuất nhập khẩu hàng hóa tại cảng, sân bay.

Căn cứ theo quy định, loại hình, tính chất, kết cấu của hàng hóa, mà yêu cầu về chứng từ xuất nhập khẩu là khác nhau. Ngoài ra còn tùy theo vào vai trò của người bán và người mua.

1.Các loại chứng từ bắt buộc

Đối với hoạt động xuất nhập khẩu, có một số chứng từ, các bên phải chuẩn bị dù cho đó là trong tình huống nào.

>>>>>>>>> Xem thêm: Tổ chức xuất khẩu hàng hóa theo quy trình chuẩn mực P.2

Các loại chứng từ đó bao gồm:

  • Hóa đơn thương mại

Là căn cứ thanh toán do người bán phát hành nhằm thu tiền người mua theo thông tin của lô hàng được in trên chứng từ và đã ký kết trên hợp đồng thương mại.

Thông tin trên hoá đơn thương mại cần chi tiết bao gồm số và ngày hóa đơn, đơn giá, đơn vị bán hàng, chữ ký của cả hai bên bán và mua, tổng số tiền thanh toán, phương thức thanh toán, tên ngân hàng (nếu chuyển khoản), …

Trong trường hợp co hỏng hóc, hư hại về hàng hóa mà cần sửa chửa, bảo hành hay có nhu cầu đổi trả sẽ căn cứ theo thông tin trên hóa đơn thương mại và thỏa thuận của hai bên để người mua được hưởng quyền lợi.

  • Hợp đồng thương mại

Trước khi có bất cứ một hoạt động ngoại thương nào, hai bên cần đi đến thống nhất và ký kết một bản thỏa thuận chung được gọi là hợp đồng thương mại.

Đây là văn bản thể hiện hết các cam kết chung bao gồm thông tin cả hai bên, điều khoản hợp đồng, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán, …

  • Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)

Chứng từ này thể hiện rõ cách thức đóng gói của hàng hóa.

Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể dễ xảy ra các vấn đề do liên quan đến việc đóng gói hàng hóa. Do đó, chứng từ này cần được bên cung ứng thể hiện rõ việc hàng hóa được đóng gói như thế nào, trọng lượng bao nhiêu, bao nhiêu kiện, dung tích,…

  • Vận đơn

Vận đơn là chứng từ thể hiện các hình thức vận chuyển của hàng hóa như thế nào, bao gồm hàng hải, hàng không, đường bộ, đường thủy.

Đối với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu hàng hóa ghi trên đó.

  • Tờ khai hải quan

Lập tờ khai hải quan là bước không thể thiếu nếu muốn xuất nhập khẩu hàng hóa qua hải quan. Là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa vào một quốc gia.

Ngoài các loại giấy tờ trên còn có các loại chứng từ khác như hóa đơn chiếu lệ, tín dụng thư, chứng từ bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng thư kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng, chứng nhận kiểm định, giấy chứng nhận vệ sinh và giấy chứng nhận hun trùng.

2.Quy trình làm thủ tục hải quan

Quy trình thực hiện làm thủ tục hải quan theo các bước dưới đây

B1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Bước chuẩn bị chứng từ là giai đoạn đầu tiên trước khi làm thủ tục hải quan.

Các bạn chuẩn bị bộ chứng từ như đã đề cập bằng cách in các mẫu đơn, điền đầy đủ thông tin (có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra).

Khi điền thông tin, bạn nên kiểm tra kỹ, chỉnh sửa cẩn thận về hình thức, lỗi đánh máy, font chữ,… để văn bản thực thi và có giá trị với pháp luật.

Ngoài cách chuyển chứng từ thông thường, doanh nghiệp có thể thực hiện bằng hình thức trực tuyến. Tuy nhiên, trước khi thực hiện, đơn vị của bạn cần phải đăng ký và mua chữ ký số. Việc mua chữ ký số đôi khi khá rườm rà và gây mất nhiều thời gian, do đó, nếu không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này, bạn có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói. Các dịch vụ này thường sẽ đăng ký miễn phí và nhanh chóng cho bạn.

B2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Bạn có thể cài đặt phần mềm khai báo hải quan của các công ty công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam như Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn, Công ty Cổ phần TS24,…

Phần mềm khai báo hải quan

Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

B3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa của bạn cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Ngược lại, bạn có thể bỏ qua bước này.

B4: Khai và truyền tờ khai hải quan

Bạn sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng. Sau đó, bạn xem hướng dẫn cách lên tờ khai của Công ty cung cấp phần mềm để thực hiện.

Lưu ý trước khi truyền khai, bạn nên kiểm tra lại các thông tin một cách chính xác.

B5: Lấy lệnh giao hàng

Là loại chứng từ mà công ty vận chuyển phát hành để lưu giữ hàng hóa và giao hàng cho người nhận. Đây là chứng từ quan trọng để làm thủ tục ở cảng khi kiểm hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

B6: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Trước khi đến hải quan, bạn cần lưu ý xem tờ khai luồng xanh, tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ, để thực hiện đúng thủ tục hải quan theo quy định.

  • Tờ khai luồng xanh là loại tờ khai hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục.
  • Tờ khai luồng vàng là tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
  • Tờ khai luồng đỏ là tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

B7. Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Việc làm các thủ tục khai báo hải quan vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian, do đó, để tiết kiệm, bạn có thể nhờ các dịch vụ khai báo hải quan hoặc xuất nhập khẩu để thực hiện – vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.

>>>>>>>> Bài viết tham khảo: Học xuất nhập khẩu thế nào để đi xin việc

Mong bài viết sẽ hữu ích với bạn!

Nếu có bất cứ vấn đề nào liên quan đến các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn vui lòng tham khảo các bài viết liên quan để biết thêm chi tiết.

Đánh giá bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *