Hướng Dẫn Soạn Thảo Các Điều Khoản Trong Hợp Đồng Ngoại Thương

Soạn thảo hợp đồng ngoại thương là một trong những nghiệp vụ xuất nhập khẩu rất quan trọng nhưng lại vô cùng phức tạp. Hợp đồng là chứng từ không thể thiếu trong bất kì thương vụ mua – bán nào, hợp đồng sẽ quy định toàn bộ những thỏa thuận giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thông qua nội dung các điều khoản. Trong bài viết này Kynangxuatnhapkhau.vn sẽ hướng dân bạn cách viết các điều khoản hợp đồng ngoại thương.

>>>>> Xem thêm: sử dụng hợp đồng ngoại thương trong xuất nhập khẩu và làm thủ tục hải quan

1. Điều khoản: Tên hàng = Name of goods = Commodities = Products = Items

Điều kiện tên là điều khoản đầu tiên mà 2 bên cần thống nhất ngay từ đầu. Có nhiều cách ghi tên hàng trong hợp đồng, nhưng tựu trung, có thể chia thành một số cách sau:

Tên thông thường/Tên thương mại + Tên khoa học:

Sử dụng cho hàng hoá là hoá chất, dược phẩm, cây con giống

Tôm sú giống- Monodol P/L

Pananguis Hypoptha mus: tên khoa học của cá da trơn

Cá tra/basa: Catfish Pangasius Hypoptha mus

Cá mú: Grouper Pangasius Hypoptha mus

Tên hàng + xuất xứ cộng đồng xuất nhập khẩu

Xuất xứ nói lên được một phần hoặc tính chất riêng có của sản phẩm: Vietnam rice, Vietnam Coffee

Tên hàng + quy cách: Xe tải 10 tấn, ôtô 3000 phân khối… Tên hàng + thời gian sản xuất: crop in 2017

Tên hàng + Nhãn hiệu. Ví dụ: Abbott powder milk (sữa bột Abott)

Tên hàng + công dụng Tên hàng + Số hiệu

Kết hợp nhiều cách: vinatrain có tốt không

Ví dụ:  kế toán xây dựng

Gạo: Vietnam Jasmine/White/Japonica/Long grain Rice, 5% broken, Winter Spring Crop 2018

Cà phê: Vietnam Robusta Coffee, grade 1, floor 0.6mm, crop in 2018

Hạt tiêu: Vietnam Black/White/Red Pepper, 450gr/l, crop in 2018

Cá tra: Vietnam White meat Pagasius Fillet, red meat off, skin off, belly off, glazing 20%

Tôm: Vietnam Cooked Vannamie/Black Tiger Shrimp, HOSO, 95% net

2. Quality/Specification/Discription of goods: Điều khoản quy cách – Chất lượng

Cách 1: Thoả thuận chất lượng theo mẫu Thuật ngữ về mẫu:

Samples: Mẫu

Original Samples: Mẫu gốc Counter Samples: Mẫu đối

Samples for Approval/Confirmation/Acceptance: Mẫu gửi duyệt Approved/Accepted/Confimed Samples: Mẫu đã duyệt

Samples for mass production: Mẫu đưa vào sản xuất

Những điều phải ghi trong hợp đồng liên quan đến mẫu:

Người bán hay người mua làm mẫu?

Chi phí làm mẫu, chi phí gửi mẫu ai chịu?

Có bao nhiêu mẫu mẫu? Mỗi bên giữ mấy mẫu?

Bao giờ gửi mẫu, bao giờ làm mẫu, bao giờ duyệt mẫu? Ràng buộc trách nhiệm khi xác nhận/duyệt mẫu trễ?

Mẫu không được có những khuyết tật ẩn tì mà mắt thường không nhìn thấy được Mẫu là một phần không tách rời hợp đồng này

Ví dụ:

Quality/specification/discription of goods.

As samples which the Buyer approved and sent the Seller on 16th May 2018. The sample cost will be free of charge (f-o-c) with the courier cost onto Seller’s account/The sample making cost and the mould opening cost as well shall be onto the Buyer’s account and the courier cost shall be onto the other side’s account.

The samples shall be made into 06 (six) samples. The Buyer keeps 02 (two) samples, the Seller keeps 02 (two) samples and the independent 3rd survey party keeps 02 (two) ones.

The Seller will send the samples for the Buyer’s reference and approval within 02 weeks prior to ETD date and the Buyer shall show their approval within 10 days before ETD date at least. In case the Buyer fails to execute his obligation, then he must take all risk and cost arising from or related to such failure.

The samples must have no any inherent factors and the samples are the parts not separated from this contract.

Cách 2: Liệt lê thông số, quy cách của hàng

Phải ghi theo nguyên tắc liệt kê được 03 nội dung:

Tên của thông số

Hàm lượng của thông số đó

Min hay Max

Ví dụ: Hàng Vietnam Jasmine Rice, 5% broken, Winter Spring Crop 2018

Quality is as follows:

Broken: 5% max

Purity: 95% min

Charky: 2% max

Foreign matter: 0.05% max

Moisture: 14% max

Yellow/Red: 0.5% max

Well milled, Double Polishing, Double color sortex…

Winter Spring crop 2018

Cách 3: Xác định chất lượng theo tiêu chuẩn của ngành:

Mỗi ngành nghề, sản phẩm đều có tiêu chuẩn chất lượng của ngành đó, sản phẩm đó được công bố theo quy định của hiệp hội ngành nghề, hoặc của các cơ quan quản lý. Hai bên mua bán có thể dùng tiêu chuẩn này để xác định chất lượng. Thông thường, bộ tiêu chuẩn này rất dài và chi tiết, do vậy, nó được dùng như một cách bổ trợ – dùng kèm theo cách 1 và cách 2. Hoặc được bên thứ 3 – là các công ty giám định độc lập dùng trong công tác kiểm định chất lượng hàng.

Ví dụ:

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5644:2008

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5251:2015 về Cà phê bột

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5250:2015 về Cà phê rang

Cách 4: Xác định chất lượng theo tài liệu kỹ thuật:

Ví dụ:

The products shall be produced under technical documents (TDs = Technical Drawings) which the Buyer sent the Seller on 16th May. The documents shall be made in English, the Buyer keeps 02 dox and the Seller keep 02 docx. These documents are the parts not separated from this contract.

Cách 5: Có sao bán vậy = As is sales = Sales arrived!

Cách này ít dùng, thường dùng cho hàng hoá chất lượng kém, hàng second-hand…

Cách thoả thuận này rất rủi cho cả người bán và người mua vì không có một căn cứ nào để xác định chất lượng.

Trên đây là một vài cách thoả thuận chất lượng trên hợp đồng ngoại thương. Thực tế, các bên mua bán thường chủ động kết hợp hai hai nhiều cách với nhau nhằm làm rõ chất lượng cần thoả thuận cũng như xác định chính xác nhu cầu và mong muốn của mình. Khi kết hợp nhiều cách như vậy, hai cần phải xác định rõ đâu là cách chính, đâu là các phụ

hỗ trợ. Chẳng hạn, người bán sẽ thích bán hàng theo thông số của hàng chứ không thích bán theo mẫu, vì làm ra đúng thông số kỹ thuật của gạo thì rất dễ, trong khi nếu làm theo mẫu, người bán sẽ phải tranh luận với người mua về mùi, màu, vị… những yếu tố không thể định lượng được. Ngược lại, người mua thì thích mẫu làm chủ đạo vì nếu người bán làm hàng đạt thông số nhưng không giống mẫu thì cũng coi như không đạt yêu cầu.

Cho dù thoả thuận theo cách nào thì hai bên phải làm rõ thêm vấn đề chất lượng cuối cùng là tính từ thời điểm/nơi nào:

“Chất lượng cuối cùng” là chất lượng mà người bán phải chịu trách nhiệm đến thời điểm đó/nơi đó. Về việc này, nếu hai bên không có thoả thuận cụ thể nào trong hợp đồng, thì hiển nhiên sẽ thực hiện theo điều kiện giao hàng, tức là: nhóm E: người bán chịu trách nhiệm ở kho của họ mà thôi; nhóm F, C: người bán sẽ chịu trách nhiệm đến cảng bốc; còn nhóm D thì người bán phải chịu trách nhiệm đến cảng đích.

Một số người bán/người mua cố tính thoả thuận khác đi quy định theo Incoterms để bảo vệ quyền lợi của mình. Nên nhớ rằng, nếu có bất kỳ thoả thuận nào giữa người mua và người bán trên hợp đồng mà mâu thuẫn với Incoterms thì sẽ thực hiện theo thoả thuận đó mà không thực hiện theo Incoterms vì Incoterms chỉ là một tập quán tuỳ nghi sử dụng. Khi đó, bên còn lại sẽ phải hiểu biết về Incoterms và thuyết phục/hoặc ép buộc bên kia tuân thủ đúng Incoterms hoặc phải giành chiến thắng ở điều khoản khác để giành lại quyền lợi đã mất ở mục này.

Ví dụ, bất chấp điều kiện bán hàng là điều kiện gì, hai bên có thể ghi một trong các câu này trong hợp đồng:

THE QUALITY AT LOADING PORT SHALL BE THE FINAL QUALITY.

THE QUALITY AT DISCHARGING PORT SHALL BE THE FINAL QUALITY.

Xem thêm: Hình thức thanh toán T/T

3. Điều khoản: Số lượng

Điều khoản này cần ghi đủ các thông tin:

Con số

Đơn vị tính

Dung sai (Ai chọn dung sai)

Số lượng cuối cùng

Đối với con số: Lưu ý cách ghi. Ghi 1,000 thay vì 1.000

Đơn vị tính: Cân, đong, đo, đếm

Thường có các đơn vị sau đây:

Cân:

Kgs = kilos, tons: ký-lô-gram

Tons: tấn. Lưu ý trong buôn bán quốc tế, thường dùng tấn nguyên = Mectric Ton. Vì: Long ton = LT = 1,016.047 kgs

Short ton = ST = 907,187kgs Mectric ton = MT = 1,000kgs

(b)    Đong: Littre, gallon

(c)    Đo: M – mét tới, Mét vuông M2, Mét khối = M3 = CBM

(d)    Đếm:

Pcs, units, pairs, bags, boxes, cartons, pallets (wooden pallets or plastic pallets), containers. Phân loại containers

Cont 20feet = 20’; cont 40feet = 40’

Cont thường = cont khô = DC (dried cont) = GP (general purpose) = ST (standard)

Cont lạnh = RF = reefer cont = refrigerated cont Cont cao = HC = high cube

Một số loại phổ biến 20’DC, 40’GP, 20’RF, 40’RF, 20’HC, 40’HC…

Dung sai: bài tập nguyên lý kế toán chương 3

Dung sai là những sai số, sai khác, sai biệt, sai lệch về dung trọng, thể tích, số lượng. Hiểu nôm na, dung sai là sai số về số lượng. Dung sai là mức chênh lệch về số lượng (thấp hơn hoặc cao hơn so với quy định trong hợp đồng) mà người bán được cho phép khi thực hiện việc giao hàng.

Ví dụ: Hợp đồng mua/bán 100MTs. Dung sai ghi +/- 5%. Có nghĩa là người bán được quyền giao từ 95 MTs đến 105 MTs đều được. Dĩ nhiên, người bán giao 98 MTs thì người mua thanh toán 98 MTs, giao 103 MTs thì thanh toán 103 MTs.

Dung sai bảo vệ được người bán:

Trong trường hợp dây chuyển sản xuất bị hỏng, người bán không thể giao đủ số lượng 100 MTs, chỉ giao được 98 MTs, lúc này người mua không thể bắt người bán đền bù thiệt hại do giao thiếu hàng.

Trong trường hợp người bán phải cố dùng hết nguyên liệu đầu vào, sản xuất ra và giao hết 103 MTs, lúc này người mua buộc phải lấy 3 MTs giao dư và không thể bắt người bán đền bù thiệt hại do giao thừa hàng ngoài dự kiến.

Dung sai bảo vệ được người mua:

Tương tự cách phân tích trên, nếu người bán giao hàng thiếu quá nhiều so với 100 MTs, sẽ gây khó khăn cho người mua trong việc đáp ứng các đơn hàng với khách hàng của họ (thậm chí phải đền bù hợp đồng). Do vậy, quy định dung sai khiến người bán thực hiện đúng/đủ trách nhiệm giao hàng của mình.

Tình huống khác, nếu người bán giao hàng dư quá nhiều so với 100 MTs, sẽ đẩy người mua vào tính huống nhận hàng không mong muốn, chưa kể phát sinh các chi phí lưu kho, hoặc tệ hơn là không biết bán lượng hàng thừa đi đâu. Do vậy, quy định dung sai giúp người mua khống chế và kiểm soát được việc này.

Dung sai và Hao hụt 

Hai bên cần phân biệt Dung sai (Tolerance) và Hao hụt cho phép (Accepted shortage). Ví dụ sau đây sẽ giúp người đọc hiểu rõ tình huống.

Điều khoản số lượng ghi:

“100MTs = 1,000 bags of rice per container x 25kg per bag = 04×20’DC. Tolerance: +/- 5%”

Biên bản kiểm định ghi số lượng được giao 98 MTs, người mua xuất hoá đơn 100 MTs và yêu cầu người mua thanh toán đủ 100 Triệu VNĐ (giá là 1tr/tấn). Người mua đã thanh toán trả trước khi giao hàng, đủ 100tr VNĐ. Nay hàng thiếu, họ muốn đòi lại 2 triệu. Người bán không trả, vì cho rằng dung sai là 5% nên việc họ giao 98 MTs là hợp lý vì đây là khoản hao hụt được phép. Cách hiểu của người bán là hoàn toàn sai.

Đối với một số loại hàng thường có hao hụt do đặc tính tự nhiên, (ví dụ sầu riêng tươi lúc giao hàng còn sống – trọng lượng nặng, nhưng khi đến đích thì đã chín nên trọng lượng vơi đi). Vì cả người mua và người bán đều hiểu đặc tính này, nên nếu người mua chấp nhận, họ sẽ ghi trong hợp đồng là:

Hoặc ghi: “Quantity at loading port is final quantity.” Hoặc ghi: “Shortage of 2% of weight is acceptable.”

Số lượng cuối cùng:

Cách hiểu giống như chất lượng cuối cùng. Hai mục này ở hai điều khoản phải ghi đồng nhất.

Ví dụ cụ thể của một điều khoản số lượng hoàn chỉnh:

100MTs = 1,000 bags of rice per container x 25kg per bag = 04×20’DC Tolerance: +/- 5% (Buyer’s option)

THE QUANTITY AT LOADING PORT SHALL BE THE FINAL QUANTITY.

4. Điều khoản: Giá cả

Nội dung về giá cả trong hợp đồng phải quy định được các nội dung:

Đơn giá:

Con số

Đơn vị tính

Đồng tiền tính giá

Điều kiện bán hàng = Sales term = Trade Term = Incoterms

Các cách quy định giá/Các loại giá (nếu cần)

Tổng trị giá:

Bằng số

Bằng chữ

Ví dụ:

Unit price: USD450.50/MT. FOB (HCMC Port) – Incoterms 2010 Total amount: USD45,050.75

In words: US Dollars forty five thousand fifty and seventy five cents only.

Các cách quy định giá cần phân biệt:

Giá cố định (fixed price): là giá được xác định lúc ký hợp đồng và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

“USD500/MT – FOB Saigon port, Incoterms 2010”

Giá quy định sau (deffered fixing price): là giá không được xác định lúc ký hợp đồng và sẽ được xác định tại một thời điểm nào đó trong quá trình thực hiện hợp đồng.

“Will be set in May, 2005 at the price of 85 USD/MT lower than posted price for Robusta grade 1 at LIFFE”

Giá linh hoạt (flexible price): là giá được xác định lúc ký hợp đồng nhưng sẽ thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng theo một điều kiện nào đó.

“USD220/MT FOB Saigon port, Incoterms 2000. The price will be changed if on the delivery, market price varies more than 10%”

Giá di động (sliding scale price): là giá mà hai bên chỉ cố định một phần trong cơ cấu giá, phần còn lại sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào tình hình thị trường.

Cách chào giá này thường dùng trong trường hợp người mua muốn mua giá CFR, cho lô hàng chia thành nhiều lần giao. Lúc này, để an toàn, người bán chỉ giữ cố định mức giá FOB, còn phần tiền cước sẽ thoả thuận theo từng đợt giao hàng, vì cước biến động liên tục.

5. Điều khoản: Packaging and Marking = Bao bì và ký mã hiệu

Nội dung cần thoả thuận trong hợp đồng:

Số lượng bao bì. Số lượng bao dự phòng?

Người bán hay người mua cung cấp bao bì?

Nếu người mua cung cấp bao bì, thời hạn gửi bao bì cho người bán? Chế tài người mua nếu gửi chậm bao bì ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Nếu người bán làm bao bì theo yêu cầu của người mua, bao giờ người mua gửi thông tin (thiết kế, chất liệu, số lượng, chỉ định nhà cung cấp – nếu có…) cho người bán làm? Bao giờ người bán gửi mẫu bao bì cho người mua duyệt? Bao giờ người mua duyệt mẫu? Ràng buộc trách nhiệm nếu xác nhận trễ.

Nội dung của thiết kế bao bì?

Nội dung của shipping mark (nếu có)

Hướng dẫn đóng gói nếu cần

6. Điều khoản: Giao hàng

Trong điều khoản này, hai bên cần thoả thuận các nội dung sau:

Thời gian giao hàng (Kết hợp với việc ràng buộc thanh toán)

Địa điểm giao hàng

Phương thức giao hàng:

Giao hàng từng phần hay một lần

Giao hàng chuyển tải hay đi thẳng

Giao hàng đầy cont hay lẻ cont

Thông báo giữa hai bên trong lúc giao hàng:

(1)Thời gian giao hàng:

Thông thường người mua muốn quy định thời gian chính xác để chủ động việc nhận hàng còn người bán muốn thời gian giao được ghi theo kiểu mở, không chính xác theo ngày.

Hai bên có thể ghi:

On 16th May 2018

In May 2018

At the beginning/middle/end of May 2018

In the first/second week of May 2018…

Tuy nhiên, người bán không nên chấp nhận giao theo ngày chính xác: on 16th May 2018. Vì rất nhiều rủi ro xảy ra do:

Khả năng chuẩn bị hàng của người bán có thể không kịp ngày giao hàng đã cam kết  hoc ke toan truong

Người bán tự tin làm hàng đúng ngày giao nhưng phải phụ thuộc vào tàu và lịch tàu. Nếu tàu delay thì khả năng người bán không đáp ứng được yêu cầu ngày giao hàng rất cao.

Một lý do nữa là, trong trường hợp thanh toán bằng L/C, nếu người bán không đáp ứng được ngày giao hàng chính xác (do chủ quan hay khách quan như nêu trên), dẫn tới thông tin ngày giao hàng trên chứng từ thể hiện bị sai so với yêu cầu của hợp đồng, ngân hàng sẽ charge phí bất hợp lệ chứng từ hoặc tệ hơn là ngân hàng từ chối thanh toán.

Người mua có hai cách yêu cầu ngày giao hàng, là giao theo ETD hay giao theo ETA.

ETD: Estimated time of Departure = Ngày giao hàng dự kiến = Ngày giao hàng quy định

ETA: Estimated time of Arrival = Ngày hàng đến dự kiến = Ngày hàng đến quy định. Người bán không nên chấp nhận yêu cầu giao hàng theo ETA, vì việc vận chuyển có nhiều yếu tố khách quan và do bên vận chuyển tiến hành. Ngay từ lúc ký hợp đồng, người bán nên tìm hiểu kỹ nhu cầu của người mua. Nếu người mua nhất quyết muốn người bán giao hàng theo ETA thì hai bên phải cân nhắc sử dụng hãng tàu và lịch trình cho phù hợp.

(2) Địa điểm giao hàng:

Giao từ cảng đi tới cảng đích, chỉ cần ghi hai mục:

Tên cảng đi = POL = Port of loading = Port of Charging

Tên cảng đến = POD = Port of Discharging = Port of Unloading

Đôi khi cần ghi cụ thể (nếu dùng EXW hay DDP):

Nơi nhận hàng để chở = Pick-up place

Tên cảng đi = POL = Port of loading = Port of Charging

Tên cảng đến = POD = Port of Discharging = Port of Unloading

Điểm đến cuối cùng = Final Destincation

(3)Phương thức giao hàng:

Chuyển tải: Ghi “Cho phép” /hay “Không cho phép”

Việc chuyển tải hay không thường phụ thuộc vào yêu cầu của người mua: giá cước, thời gian vận chuyển; hay phụ thuộc vào tuyến đường, tập quán vận chuyển.

Giao hàng từng phần: Ghi “Cho phép” /hay “Không cho phép”

Trong trường hợp cho phép giao hàng từng phần thì hai bên nên thoả thuận rõ:

Lịch giao hàng số lượng giao hàng từng lần cụ thể;

Chế tài/Phạm khi vi phạm lịch giao hàng cho cả hai bên

Giao hàng đầy cont hay không đầy cont:

Ghi “FCL/FCL” hay “LCL/LCL”

(4)Thông báo giữa hai bên trong lúc giao hàng:

Bao giờ người bán gửi booking cho người mua/hoặc ngược lại?

Bao giờ người mua phải gửi S/I cho người bán?

Sau tàu chạy, người bán phải báo cho người mua biết?

Hàng đến, người mua nhận được hàng sẽ báo cho người bán biết về tình trạng hàng?

7. Điều khoản: Thanh toán

Thời gian thanh toán

Phương thức thanh toán

Số tiền thanh toán

Đồng tiền thanh toán

Cam kết thanh toán

Chế tài chậm thanh toán

Thông tin người thụ hưởng

Bộ chứng từ thanh toán

(1)Thời gian thanh toán

Hai bên có thể lựa chọn thời điểm thanh toán theo những cách sau:

Khi kết hợp các cách ghi:

Trả trước: Pay in advance

Trả ngay: At sight

Trả sau/Chậm: Late payment

… với các mốc của tiến trình công việc:

Ký hợp đồng

Giao hàng

Hàng đến

Gửi chứng từ gốc/ Release hàng bằng Surrendered B/L.

Sẽ có vài cách thoả thuận về thời hạn như sau:

Trả sau khi ký hợp đồng

Trả trước khi giao hàng

Trả sau khi giao hàng

Trả trước khi gửi chứng từ gốc/ Release hàng bằng Surrendered B/L.

Trả sau khi gửi chứng từ gốc/ Release hàng bằng Surrendered B/L.

Trả chậm vài tuần, vài tháng kể từ ngày hàng đến.

Có khi kết hợp các thời điểm thanh toán. Khi đó, phải thoả thuận lịch thanh toán và số tiền thanh toán cụ thể.

(2)Phương thức thanh toán

Chuyển tiền: Remittance: T/T = Telephraphic Transfer

Tín dụng chứng từ: Credit of documents: L/C = Letter of Credit

Nhờ thu: Collection: D/P or D/A

Trao chứng từ trả tiền ngay: Cash Against Document = CAD = COD = Cash on Delivery

Phương thức khác: Ghi số = Open Account…

Để phù hợp với mục đích và đảm bảo an toàn, đôi khi, hai bên muốn kết hợp các phương thức:

T/T với L/C

T/T với D/P

T/T với D/A

T/T với CAD

(3)Số tiền thanh toán:

Số tiền bằng số

Số tiền bằng chữ

(4)Đồng tiền thanh toán: USD…

(5)Cam kết thanh toán:

“Người mua phải thanh toán 100% tiền hàng vào tài khoản của người bán”

(6)Chế tài chậm thanh toán:

Trong trường hợp người mua chậm thanh toán, người mua sẽ bị phạt ra sao?

(7)Thông tin người thụ hưởng:

Tên của người bán = Người thụ hưởng:

Địa chỉ công ty:

Số tài khoản ngân hàng:

Tên Ngân hàng, chi nhánh nào:

Địa chỉ Ngân hàng:

Số SWIFT CODE của ngân hàng:

(8)Bộ chứng từ thanh toán:

Bộ chứng từ là một phần không thể tách rời hàng hoá mua bán. Chừng từ tạo nên tính hợp pháp của một lô hàng. Trong việc buôn bán hàng hoá, người bán chỉ hoàn thành nghĩa vụ của mình và chuyển giao đầy đủ quyền sở hữu hàng hoá từ người bán sang người mua khi đã giao xong hàng và trao bộ chứng từ cho người mua.

Người xuất khẩu/người bán là người phải chuẩn bị bộ chứng từ cho lô hàng của mình. Loại chứng từ, số lượng chứng từ, và cơ quan cấp chứng từ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy định của nước người bán, quy định của nước người mua, tập quán vận tải, tập quán thanh toán, tập quán bảo hiểm, loại hàng hoá… Những yêu cầu về chứng từ từ phía người mua ảnh hưởng trực tiếp đến giá bán sản phẩm, do vậy, hai bên cần quy định rõ ràng trong hợp đồng.

Tên chứng từ là gì?

Số lượng bản gốc, bản copy?

Ai cấp?

Ví dụ: Thanh toán bằng L/C

The payment shall be made by irrevocable L/C at sight.

The Bank of Buyer must pay/settle 100% (full of) contract value which equals to USD100,000 (US Dollars One hundred thousand only) after the Bank of Seller present a full, appropriate and legal documents to Buyer’s Bank, into the Seller’s account as follows:

Banking information:

Beneficiary’s name: {tên của người bán} KIVANCO VIETNAM LTD. Add: 123 Nguyễn Thái Bình Street, Dist. 1, HCMC, VN

Banking account:………..

Bank’s Name: SAI GON COMMERCIAL BANK – SACOMBANK, Head Quarter.

Add: ………….

SWIFT Code: SGTTVNVX

Applicant: {tên của người mua}

Opening Bank: MITSUBISHI TOKYO BANK, Head Quarter.

Advising Bank: SAI GON COMMERCIAL BANK – SACOMBANK, Head Quarter.

L/C openning date: Within 07 days after contract date, the Buyer must send the draft L/C to the Seller.

Document presentation period: Within 21 days from ETD date, the Advising Bank must present the original documents at the counter of Opening Bank.

L/C Validity: within 45 days from L/C openning date.

In case both parites fails to obligation on L/C opening and document presentaion as well, then each party must take all risks and cost arising from such failure and caused to the other side as well.

Payment documents = Documents of Goods = Required/Requested Dox = Documents:

Signed Commercial Invoice in triplicate;

Signed Packing List in tripplicate;

Certificate of Quality, Quantity and Weight issed by VinaControl, 01 original, 01 copy;

A full set (3/3) of clean on board orriginal Bill of Lading marked ‘frieght prepaid’ issued by WANHAI Lines;

Ceritficate of Origin, Form E, issued by VCCI (Vietnam Chamber of Commerce and Industry, HCM City Branch), 01 original 01 copy;

Certificate of Fummigation issued by Vietnam Fummigation Company. 01 original 01 copy;

Certificate of Phytosanitary issue by Plant Protection Dept. belongings to MARD;

Certificate of Insurance issued by Bao Minh, 01 original 01 copy;

Bill of Exchange

8. Điều khoản: Bảo hiểm

Những nội dung cần thoả thuận:

Điều kiện bảo hiểm

Công ty bảo hiểm

Số tiền bảo hiểm

Quãng đường bảo hiểm

Nơi khiếu nại bảo hiểm bồi thường

Ví dụ:

The Seller shall cover the insurance for the caro under ICC(A) term at any world-class insurance company for 110% CIF value of goods. The insurance must effect from Seller’s warehouse to Buy’s warehouse.

Place for presentation of insurance claimation documents: the office/branch of insurance agency in Buyer’s country.

9. Force Majeure: trường hợp bất khả kháng

Bất khả kháng: là những trường hợp không lường trước được, không thể khắc phục được xảy ra sau khi ký hợp đồng làm cản trở việc hoàn thành nghĩa vụ của các bên (người bán không thể giao hàng, người mua không thể thanh toán).

Ví dụ:

Neither party shall be held responsible for any delay or failure in performance of any part of this agreement to the extent such delay or failure is caused by fire, flood, explosion, war, embargo, government requirement, civil or military authority, act of God, or other similar causes beyond its control and without the fault or negligence of the delayed or non- performing party. The affected party will notify the other party in writing within ten (10) days after the beginning of any such cause that would affect its performance. Notwithstanding, if a party’s performance is delayed for a period exceeding thirty (30) days from the date the other party receives notice under this paragraph, the non-affected party will have the right, without any liability to the other party, to terminate this agreement

10. Điều khoản: Khiếu nại = Claims

Khiếu nại là việc một bên trong hợp đồng yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về những vi phạm điều đã được 2 bên cam kết. Cần quy định rõ trong hợp đồng:

Thủ tục khiếu nại

Thời hạn khiếu nại/Phản hồi khiếu nại

Thời gian được quyền tiến hành khiếu nại

Nội dung được khiếu nại

Biện pháp khắc phục những vấn đế bị khiếu nại

Ví dụ:

Within 07 working days after Notice of Arrival date, the Buyer shall give all their ideas or complaints to the Seller in written, otherwise, any claimation from Buyer on quanlity or quantity is out of validity.

The Seller shall be free from claimation or any responsibility realted to transportation from port to port.

Within 01 working day from reeceipt of claimation email, the Seller shall response the complaint with clear solution for such claim.

11. Điều khoản trọng tài

Cần thoả thuận các nội dung:

Chọn trọng tài hay hoà án giải quyết tranh chấp

Luật được sử dụng để giải quyết tranh chấp.

Án phí bên nào chịu

Ví dụ:

Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam International Arbitration Centre (VIAC) in accordance with its Rules of Arbitration”. The arbitration fee will be suffer by lost party.

Hoặc:

Any dispute arising out of or in relation with this contract shall be resolved by arbitration at the Vietnam International Arbitration Centre at the Vietnam Chamber of Commerce and Industry (VIAC) in accordance with its Rules of Arbitration. The arbitration fee will be suffer by lost party.

the number of arbitrators shall be [one or three].

the place of arbitration shall be [city and/or country].

the governing law of the contract [is/shall be] the substantive law of [ ].*

the language to be used in the arbitral proceedings shall be [ ].**

12.Điều khoản hiệu lực

Thoả thuận hiệu lực của hợp đồng

13. Điều khoản khác

Số bản, ngôn ngữ…

14.Phần ký và đóng dấu mỗi bên

Mong rằng những thông tin trên đây đã hữu ích với bạn!

Nguồn tham khảo: xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Ngoài ra, để hiểu rõ hơn các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu hoặc khóa học chuyên sâu để nắm các kiến thức cần thiết được chia sẻ bởi những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

Tuy nhiên, hiện nay cũng có một số trung tâm xnk lừa đảo, mạo danh, để cảnh giác hơn, bạn có thể tham khảo thêm bài viết này của chúng tôi: Cảnh báo các chiêu trò lừa đảo của trung tâm xuất nhập khẩu