Nhân Viên Mua Hàng (Purchasing Officer) - Chia sẻ kinh nghiệm làm nghề

Nhân viên mua hàng là người chịu trách nhiệm trong quá trinh mua hàng là một phần của chức năng Procurement (mua sắm) và tập trung vào giai đoạn giao dịch liên quan đến hàng hóa và dịch vụ mua vào.

Quá trình mua hàng có nghĩa là mua lại hoặc mua trực tiếp hàng hóa, hàng hóa và dịch vụ. Nó liên quan đến các hoạt động như đặt hàng, tiến hành đơn đặt hàng, nhận hàng và thanh toán.

>>>>>> Xem thêm: Chuỗi giá trị là gì? Vận dụng mô hình chuỗi giá trị trong doanh nghiệp

1.Công việc cần làm đối với nhân viên mua hàng

Nhân viên mua hàng hay Purchasing Officer thực hiện kiếm nguồn hàng về cho doanh nghiệp, thường được sử dụng làm nguyên liệu thô trong sản xuất hoặc để bán lại. Họ thường làm việc trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại bán lẻ, bán buôn và chính phủ.

Các công việc mà nhân viên mua hàng thường phụ trách:

Nghiên cứu nhà cung cấp.
So sánh và đánh giá các chào hàng của nhà cung cấp. Thực hiện tất cả các hoạt động để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp bao gồm phát hiện mối quan hệ mới, phỏng vấn, đánh giá sơ bộ, thăm nhà máy và trung tâm phân phối của nhà cung cấp, giải thích các quy tắc tổ chức và điều kiện đặt hàng và giao hàng. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp trong tất cả các lĩnh vực hoạt động cần thiết trong tổ chức.
Đàm phán các điều khoản hợp đồng về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.
Theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo giao hàng suôn sẻ. Tổ chức liên lạc thường xuyên với các nhà cung cấp và nhà vận chuyển để đảm bảo rằng sản phẩm đến đúng thời hạn.
Đánh giá và giám sát chất lượng của sản phẩm.
Nhập dữ liệu vào cổng đặt hàng và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng.
Phối hợp công việc với đại lý làm thủ tục hải quan.
Giám sát mức tồn kho.
Đặt hàng khi cần thiết.
Phối hợp với nhân viên kho để đảm bảo các yêu cầu lưu trữ được đáp ứng.
Làm việc trong phạm vi ngân sách đã định.
Điều phối hậu cần: Điều phối việc giao hàng và tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Lập báo cáo mua sắm hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

2. Một số câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn vào vị trí nhân viên mua hàng

Khi đi phòng vấn về vị trí nhân viên mua hàng, bên cạnh các câu hỏi về thông tin cá nhân, các nhà tuyển dụng thường sẽ đặt ra các câu hỏi về nghiệp vụ mua hàng mà bạn cần lưu ý sau:

Kể lại một ngày làm việc điển hình của nhân viên mua hàng.

Các tiêu chí nào được dùng để so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn ra sản phẩm phù hợp nhất?
Để phán đoán một nhà cung cấp có tốt hay không, bạn thường sử dụng công cụ phân tích chi tiết hay dùng trực giác?

Bạn thường dùng cách nào để thăm dò được thông tin từ phía các nhà cung cấp?

Các đức tính cần thiết nhất của một nhân viên mua hàng?

Từ kinh nghiệm của bạn, các nhà cung cấp có thiện chí hợp tác thường có biểu hiện hành vi như thế nào?

Kể lại một lần bạn thu mua hàng với số lượng lớn. Đó có phải một việc áp lực với bạn không? Kinh nghiệm rút ra được sau đó?

Nếu một nhà cung cấp đề nghị trích hoa hồng cho cá nhân bạn để đạt được hợp đồng với công ty, bạn sẽ ứng phó như thế nào?

Những sai lầm dễ mắc phải nhất của nhân viên mua hàng là gì? Biện pháp phòng tránh / khắc phục?

Bạn có kinh nghiệm sử dụng các công cụ gì để sắp xếp, quản lý các đơn đặt hàng?

Trên đây là các chia sẻ về Nhân Viên Mua Hàng (Purchasing Officer), hy vọng bài viết của Kỹ năng xuất nhập khẩu sẽ hữu ích tới bạn.

>>>>> Bài viết tham khảo: học xuất nhập khẩu ở đâu tốt

Để nắm rõ hơn các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.