Quy trình chứng từ hàng xuất đối với vị trí nhân viên chứng từ

Nhân viên chứng từ trong công ty Logistics không chỉ chịu mỗi trách nhiệm chuẩn bị chứng từ cho hoạt động xuất nhập khẩu như nhiều người lầm tưởng. Vai trò của nhân viên chứng từ sẽ có thể liên đới nhiều bộ phận khác nhau, và chịu trách nhiệm đến tất cả hành trình của chứng từ, lô hàng và khách hàng.

>>>>> Xem thêm: Có nên thuê dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác?

Các công việc của một nhân viên chứng từ

Dưới đây là công việc của một nhân viên chứng từ trong quy trình chứng từ khi xuất khẩu hàng hóa.

1.Nhận Booking Request từ khách hàng

Khi khách hàng có nhu cầu book cont hàng để xuất hàng đi, thì sẽ gửi cho mình một Booking Request. Với những khách hàng đã sử dụng dịch vụ từ công ty mình, họ sẽ gửi cho mình một cái mail, gọi là Booking Request. Còn đối với những khách hàng mới, thì Sales sẽ là người làm việc, chào giá với khách hàng, cho nên nhân viên chứng từ sẽ nhận được Booking Request từ phía bộ phận Sales.

Lưu ý: Khi nhận Booking Request, nhân viên phải biết được những thông tin cơ bản như:

  • Mặt hàng xuất khẩu là gì?

Để biết được mặt hàng đó có thuộc nhóm nguy hiểm hay không? Loại hàng hóa đặc biệt hay không? Loại hàng đó thì nên đi cont nặng hay cont thường?

  • Trọng lượng hàng hóa là bao nhiêu?
  • Loại cont cần book?

Cont 20’/Cont 40’/Cont lạnh/Cont thường

Nếu là Cont lạnh thì khách hàng có yêu cầu cài đặt nhiệt độ cho container hay không?

  • Hành trình đi của chuyến hàng:

– Cảng đi (POL)

– Cảng đến (POD)

– Ngày tàu chạy (ETD)

2.Nhân viên chứng từ gửi Booking Request cho hãng tàu

 Tùy vào mỗi hàng tàu, sẽ có các cách booking khác nhau:

  • Gửi qua mail cho bộ phận phụ trách booking của hãng tàu
  • Tự lên website của hãng tàu, trực tiếp booking trên website

Nếu các bạn không biết, bạn lên website của hãng tàu, bạn thực hiện theo hướng dẫn để submit booking.

Sau khi nộp Booking Request trên website, hãng tàu sẽ tự động gửi cho mình một Booking Confirmation theo địa chỉ email đã đăng ký tài khoản trên trài khoản của hãng tàu.

Quy trình chứng từ hàng xuất đối với vị trí nhân viên chứng từ

3.Gửi Booking Confirmation cho khách hàng

Sau khi nhận được Booking Request từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần kiểm tra lại tất cả các thông tin trên đó có đúng với những thông tin mà bạn đã nộp hay không.

Trên Booking Confirmation sẽ có note các thông tin về Deadline, Submit SI, Submit rechange, Cut off time,… Nếu bạn thấy thiếu một trong các thông tin đó bạn nên hỏi lại hãng tàu để tránh trường hợp hàng bị rớt lại tại cảng.

Lưu ý:

Trong mail gửi Booking Confirmation cho khách hàng nên nhắc nhở khách hàng xác nhận kế hoạch đóng hàng sớm nếu khách hàng chưa gửi vì khi có kế hoạch đóng hàng, mình sẽ phối hợp với Trucking sắp xếp xe để lấy cont rỗng đóng hàng đúng kích cỡ của lô hàng. Các bạn nên theo dõi lô hàng của mình.

4.Khách hàng sẽ gửi SI và VGM để làm bill

Vào ngày đóng hàng, khách hàng sẽ gửi SI và VGM để làm bill

Lưu ý: Nếu hỏi khách hàng sử dụng loại bill nào (Original bill hay Surendered bill)

5.Lên tờ khai hải quan

Công việc này sẽ do nhân viên chứng từ đảm nhận luôn hoặc bộ phận khác.

Lưu ý:

Có hai trường hợp

Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan của công ty, thì nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu khác hàng gửi chứng từ cơ bản sau: Hợp đồng ngoại thương, Invoice, Packing List và Booking Confirmation của hãng tàu đã gửi.

Nếu khách hàng tự lên tờ khai thì bỏ bước này

6.Hãng tàu gửi vận đơn nháp (Draft bill)

Sau khi gửi SI cho hãng tàu, hãng tàu sẽ gửi lại cho mình một Draft bill, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại các thông tin trên Draft bill rồi gửi lại cho khách hàng để xác nhận có cần sửa hay không. Nếu có chỉnh sửa thì phải chỉnh sửa trước deadline chỉnh sửa do hãng tàu quy định (thường thể hiện trên BC)

7.Hãng tàu gửi Debit note

Nếu như không chỉnh sửa gì, bạn sẽ gửi mail xác nhận cho bên bộ phận kế toán, đề nghị bộ phận kế toán gửi Debit note sớm để thanh toán phí nếu là cước phí trả trước (Freight prepaid).

Khi có Debit note từ hãng tàu, chuyển Debit note cho bộ phận kế toán để kiểm tra và thanh toán để gửi lại cho khách hàng.

8.Khách hàng phát hành Bill

Sau khi thanh toán cước và các khoản phụ phí khác, hãng tàu sẽ phát hành Bill.

Lưu ý:

Nếu khách hàng lấy bill gốc thì hãng tàu sẽ phát hành Bill vào ngày tàu chạy (ETD)

Nếu khách hàng lấy bill Surendered thì thông thường sau khau nhận được thanh toán, hãng tàu sẽ Surendered Bill.

9.Gửi chứng từ cho đại lý (nếu có)

Nếu hàng đi đến cảng có đại lý của mình thì chỉ phát hành House bill cho khách hàng thì mới gửi chứng từ cho đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến.

Nếu hàng đi đến cảng không có đại lý của mình thì phát hành Master bill cho khách hàng.

Chứng từ gửi đại lý bao gồm House bill, Master bill và Debit note nếu là cước phí trả sau.

Mong bài viết của Kỹ năng xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu hơn về vai trò của một nhân viên chứng từ khi thực hiện chứng từ cho lô hàng xuất khẩu.

Để hiểu rõ hơn các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

Tuy nhiên hiện nay có hiện tượng các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu lừa đảo khiến việc tìm hiểu về trung tâm XNK của các bạn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, bạn nên đọc thêm bài viết cảnh báo chiêu trò trung tâm xuất nhập khẩu lừa đảo để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *