Quy trình và bộ chứng từ làm thủ tục hải quan

Khi làm thủ tục Hải quan bạn cần biết rõ về những chứng từ phải chuẩn bị trước khi làm thủ tục và các bước làm thủ tục hải quan tại cảng biển, sân bay để sắp xếp công việc cho hiệu quả.

>>>>> Xem thêm: Quy trình làm hàng Air nhập khẩu

1. Quy định về bộ chứng từ làm thủ tục hải quan

Với mục tiêu giảm thiểu các chứng từ không cần thiết trong bộ hồ sơ hải quan để tạo thuận lợi cho DN, Tổng cục Hải quan đã sửa đổi quy định về các chứng từ làm thủ tục hải quan đối với từng loại hàng hóa cụ thể.

Tổng cục Hải quan đã sửa đổi quy định về các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan đối với từng loại hàng hóa cụ thể.

Tại Điều 24 Luật Hải quan 2014 đã quy định rõ hồ sơ hải quan bao gồm: “Tờ khai hải quan, chứng từ thay thế tờ khai. Các chứng từ có liên quan (tùy từng trường hợp): hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, chứng từ vận tải, chứng từ xuất xứ, giấy phép, thông báo kết quả kiểm tra hoặc thông báo miễn kiểm tra”.

Triển khai quy định này, đại diện Cục Giám sát quản lý về hải quan (Tổng cục Hải quan) cho biết, tại Điều 16 dự thảo Thông tư chung hướng dẫn Luật Hải quan 2014 đã quy định cụ thể về bộ hồ sơ hải quan đối với từng loại hàng hóa.

 quy trình làm thủ tục hải quan

Theo đó, tờ khai hải quan đối với hàng hóa Xuất khẩu sẽ bao gồm: Tờ khai hải quan XK, Giấy phép XK, Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan chuyên ngành.

Như vậy, so với quy định hiện hành, quy định mới bãi bỏ quy định nộp 5 loại chứng từ: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng ủy thác XK; Hóa đơn XK; Bảng kê chi tiết hàng hoá; Văn bản xác định trước mã số, trị giá hải quan; Các chứng từ khác theo quy định của Bộ Tài chính và các Bộ, Ngành có liên quan.

Đối với bộ hồ sơ hải quan hàng hóa NK, theo quy định mới sẽ chỉ còn: Tờ khai hải quan NK; Hóa đơn thương mại; Vận đơn, chứng từ tương đương; Giấy phép; Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành.

So với quy định hiện hành, bộ hồ sơ hải quan hàng NK đã loại bỏ 4 loại chứng từ: Hợp đồng nhập khẩu; Chứng thư giám định; Văn bản xác định trước mã số, trị giá hải quan, xuất xứ; Các chứng từ khác có liên quan theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể.

Riêng bộ hồ sơ đối với hàng hóa XK, NK miễn thuế, ngoài hồ sơ như đối với hàng hóa XK, NK có thuế sẽ phải có: Danh mục hàng hóa miễn thuế kèm Phiếu theo dõi trừ lùi; Giấy báo trúng thầu hoặc Giấy chỉ định thầu.

Bộ hồ sơ đối với hàng hóa XK, NK không chịu thuế, ngoài hồ sơ như đối với hàng hóa XK, NK có thuế, phải có: Tờ khai xác nhận viện trợ không hoàn lại của cơ quan tài chính; Giấy báo trúng thầu hoặc Giấy chỉ định thầu; Giấy đăng ký kinh doanh giống vật nuôi, giống cây trồng (đối với hàng hóa là giống vật nuôi, cây trồng không chịu thuế VAT); Giấy xác nhận của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng (đối với hàng hóa là vũ khí, khí tài).

Đại diện Cục Giám sát quản lý về hải quan cho biết thêm, một số hải quan địa phương đề nghị cần bổ sung vào bộ hồ sơ hải quan giấy giới thiệu của DN, Tổng cục Hải quan đã cân nhắc không đưa chứng từ này vào bộ hồ sơ hải quan. Tuy nhiên, trong thực tế khi tới làm thủ tục Hải quan, cơ quan Hải quan vẫn có thể yêu cầu DN xuất trình chứng từ này để làm căn cứ xác định đối tượng tới làm thủ tục hải quan.

Tùy từng mặt hàng cụ thể sẽ có kèm theo những chứng từ khác nhau trong bộ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu.

2.Các bước làm thủ tục Hải quan

quy trình làm thủ tục hải quan

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ. Bắt đầu từ Hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng…

Khi có file mềm là lúc bạn có thể kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh chi phí.

Vì thế, bạn nên cẩn thận trong việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, và đầy đủ của chứng từ.

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

Trước tiên công ty bạn cần mua chữ ký số, sau đó bạn có thể tự đăng ký (tuy nhiên việc tự làm sẽ khá khó khăn cho bạn), vì vậy bạn có thể nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp. Kể cả bạn đã mua từ trước, thì vẫn có thể liên hệ với họ nhờ làm giúp, và thường là miễn phí. Bên cạnh đó, nếu công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên.

Nếu bạn tự đăng ký thì cũng sẽ có các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan.

Khi có chữ ký số đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan.

Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Bạn có thể dùng dùng phần mềm của các công ty công nghệ được công nhận, các công ty đủ điều kiện như:

Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT;

Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn;

Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L;

Công ty cổ phần Softech;

Công ty cổ phần TS24

Trong danh sách trên, phần mềm ECUS của Thái Sơn là phần mềm được nhiều công ty lựa chọn sử dụng nhất

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành bỏ qua bước này, Trong trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm, kiểm tra an toàn chất lượng,…

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai của Công ty phần mềm Thái Sơn, để biết cách thực hiện.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.

Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy

Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

Sau khi có kết quả, bạn in tờ khai ra chuyển sang bước tiếp theo – bước lấy lệnh giao hàng.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order (D/O).

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như:

Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh.

Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không

Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:

Chứng minh nhân dân: 1 bản photo

Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.

Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.

Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hãng tàu, hoặc ở gần đó).

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tờ khai luồng Xanh:

Thường thì chỉ cần in tờ khai trên phần mềm đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. Tuy nhiên, bạn vẫn nên mang theo đầy đủ chứng từ như yêu cầu của tờ khai luồng vàng phòng khi Hải quan có hỏi thêm.

Tờ khai luồng Vàng:

Trong trường hợp Hải quan trả kết quả luồng vàng, bạn cần chuẩn bị những chứng từ hải quan sau:

Giấy giới thiệu của công ty

Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp

Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)

Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu điều kiện ExWork, FOB): 1 bản chụp

Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)

Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành

Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)…

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật…

Tờ khai luồng Đỏ:

Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị như với luồng Vàng như đã nêu ở trên.

Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, bạn đem xuống chi cục hải quan để làm thủ tục hải quan tại Cảng.

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Đây là bước cuối cùng và cũng tùy thuộc vào “luồng” do Hải quan trả kết quả để làm thủ tục, cụ thể:

Tờ khai luồng Xanh:

Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. Tuy vậy, để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bản photo của những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L…, phòng khi hải quan hỏi thì có sẵn chứng từ giải thích luôn.

Tờ khai luồng Vàng:

Hải quan kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ có vấn đề Hải quan chưa rõ, chất vấn thêm, bạn cần giải thích để họ hiểu. Nếu bạn giải thích hợp lí thì thật tuyệt, nhưng nếu không hợp lí, hải quan yêu cầu bạn phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, bạn cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm, bạn có thể sửa, hoặc nhờ cộng sự ở công ty sửa, tránh mất quá nhiều thời gian.

Khi chứng từ được sửa lại hợp lí, Hải quan sẽ thông quan, nhưng nếu chứng từ của bạn vẫn có vấn đề thì nghiệm trọng nhất là phải làm kiểm hóa hàng hóa. Đây là điều không ai mong muốn, nhưng vẫn có thể xảy ra trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Trên đây là những nội dung chi tiết về bộ chứng từ trong khai báo hải quanquy trình làm thủ tục hải quan tại cơ quan hải quan.

Mong rằng thông tin trên đây đã hữu ích với bạn!

Xem Review về Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

Quy trình và bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
5 (100%) 3 votes

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *