QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA A

Quy trình xuất khẩu hàng hóa là một trong những quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ công ty nào. Việc thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa đúng cách không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn giúp mở rộng thị trường và tăng doanh thu cho các công ty.

Tuy nhiên, để thành công trong việc xuất khẩu hàng hóa, các công ty cần phải tuân thủ các quy định pháp luật, đáp ứng yêu cầu của thị trường mục tiêu và nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong bài viết này, Kỹ Năng Xuất Nhập Khẩu sẽ chia sẻ quy trình xuất khẩu chi tiết từ A – Z

1. Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa chuẩn

2. Danh mục hàng hóa cần xin giấy phép xuất khẩu

Danh mục hàng hóa cần xin giấy phép xuất khẩu cũng có thể khác nhau tùy vào từng quốc gia và ngành hàng cụ thể. Tuy nhiên, một số hàng hóa thường cần xin giấy phép xuất khẩu bao gồm:

– Hàng hóa cấm xuất khẩu: Đây là những mặt hàng bị cấm xuất khẩu hoặc có hạn chế xuất khẩu theo quy định của quốc gia, ví dụ như vũ khí, ma túy, sản phẩm động vật hoang dã, và một số sản phẩm liên quan đến quốc phòng và an ninh.

– Hàng hóa nhạy cảm: Đây là những mặt hàng được xem là nhạy cảm về mặt an toàn, môi trường hoặc quốc phòng, ví dụ như chất độc hại, chất nổ, các loại hóa chất độc hại và các sản phẩm liên quan đến bảo vệ động vật hoang dã.

– Hàng hóa có yêu cầu đặc biệt: Đây là những mặt hàng yêu cầu đặc biệt để đảm bảo an toàn và chất lượng của sản phẩm, ví dụ như sản phẩm thực phẩm, thuốc, vật liệu y tế, và các sản phẩm có liên quan đến bảo vệ môi trường.

Lộ trình học xuất nhập khẩu cho người chưa biết gì

3. Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ A – Z

3.1. Tổng quan quy trình xuất khẩu hàng hóa

– Chuẩn bị sản phẩm xuất khẩu: Để sản phẩm được chấp nhận ở thị trường đích, nó cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, đóng gói và vận chuyển. Các sản phẩm cần được đóng gói và đánh dấu theo các quy định địa phương và quốc tế.

– Tìm kiếm thị trường xuất khẩu: Doanh nghiệp cần tìm kiếm và đánh giá thị trường xuất khẩu tiềm năng. Các thông tin về thị trường, quy định và chính sách được cung cấp bởi các cơ quan chính phủ hoặc các tổ chức thương mại có liên quan.

– Lập hồ sơ xuất khẩu: Hồ sơ xuất khẩu bao gồm các giấy tờ và chứng từ cần thiết, ví dụ như hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận chất lượng, hóa đơn xuất khẩu, chứng từ vận chuyển, v.v.

– Xử lý thủ tục hải quan: Các sản phẩm xuất khẩu cần phải được khai báo và xử lý các thủ tục hải quan tại cảng hoặc sân bay xuất khẩu. Các sản phẩm cần được kiểm tra và xác nhận đáp ứng các quy định hải quan và các tiêu chuẩn chất lượng.

– Vận chuyển hàng hóa: Các sản phẩm xuất khẩu cần được vận chuyển đến cảng hoặc sân bay xuất khẩu, sau đó chuyển đến điểm đến bằng đường hàng không, đường biển hoặc đường bộ.

– Thanh toán và giải quyết các tranh chấp: Thanh toán cho các sản phẩm xuất khẩu được thực hiện theo các điều khoản trong hợp đồng mua bán. Nếu có tranh chấp xảy ra, các bên liên quan cần giải quyết theo quy định của pháp luật và các thỏa thuận đã đạt được.

Tùy vào từng quốc gia và ngành hàng cụ thể, quy trình xuất khẩu có thể có sự khác biệt nhất định, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và thủ tục để thực hiện đầy đủ và chính xác quy trình xuất khẩu.

3.2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa hàng đường biển (hàng sea)

Quy trình chi tiết

Nhận yêu cầu từ khách hàng
Liên hệ hãng tàu đặt chỗ
Gửi booking confirmation cho khách hàng
Đóng hàng và vận chuyển ra cảng
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Phát hành House B/L nháp
Gửi chi tiết master bill cho hãng tàu
Gửi VGM đến hãng tàu
Phát hành Debit note và tửi chứng từ cho đại lý
Giao HBL cho khách hàng và kết bộ chứng từ
Nhận hàng và giao cho khách hàng
Lập chứng từ kế toán

Ưu nhược điểm khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

– Ưu điểm của việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm:

Chi phí vận chuyển thấp hơn so với đường hàng không, phù hợp cho việc vận chuyển các sản phẩm lớn, nặng và kích thước lớn.
Khả năng vận chuyển số lượng lớn hàng hóa cùng lúc.
Không bị giới hạn bởi quy định về trọng lượng, kích thước và số lượng hàng hóa như đường hàng không.
Có thể vận chuyển hàng hóa đến những nơi mà đường bộ hoặc đường sắt không thể tiếp cận được.

– Tuy nhiên, việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng có một số nhược điểm, bao gồm:

Thời gian vận chuyển lâu hơn so với đường hàng không, từ vài ngày đến vài tuần, tùy thuộc vào quãng đường vận chuyển và điều kiện thời tiết.
Có thể gặp phải các trở ngại về thủ tục hải quan và các rủi ro khác.
Không phù hợp cho việc vận chuyển hàng hóa cần giao hàng trong thời gian ngắn hoặc hàng hóa có giá trị cao và yêu cầu vận chuyển an toàn, chính xác.
Đòi hỏi chi phí bảo hiểm hàng hóa và chi phí lưu kho cao hơn so với đường hàng không.

Do đó, khi lựa chọn phương thức vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, các doanh nghiệp cần xem xét các ưu nhược điểm của từng phương thức và đưa ra quyết định phù hợp với mục đích kinh doanh của mình.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển mất bao lâu?

Thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm khoảng cách giữa cảng xuất phát và cảng đích, tốc độ vận tải của tàu, thời gian dừng đỗ và thủ tục hải quan. Thông thường, thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể từ vài ngày đến vài tuần.

Ví dụ, thời gian vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang Mỹ thông qua đường biển khoảng từ 25-30 ngày, từ Việt Nam sang châu u khoảng từ 20-25 ngày. Tuy nhiên, đây chỉ là thời gian dự kiến và có thể thay đổi do nhiều yếu tố khác nhau.

Những lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo quá trình xuất khẩu được thuận lợi và hiệu quả:
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa, bao gồm hóa đơn, giấy tờ hải quan, chứng nhận xuất xứ, vận đơn, bảng khai hàng hóa, hợp đồng giao hàng và các tài liệu khác liên quan.
Chọn đúng đơn vị vận chuyển uy tín và có kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng dịch vụ vận chuyển, vận tải hàng hóa và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Kiểm tra và đóng gói hàng hóa đúng cách, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.
Thanh toán các khoản phí liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa, bao gồm phí vận chuyển, phí lưu kho, phí bảo hiểm hàng hóa, phí dịch vụ và các khoản phí khác.
Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và đến đúng địa điểm nhận hàng.
Thực hiện các thủ tục hải quan đúng cách, đảm bảo hàng hóa được thông quan và xuất khẩu thành công.
Điều chỉnh kế hoạch xuất khẩu và quản lý rủi ro trong quá trình vận chuyển, đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả của quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

3.3. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không (hàng air)

Quy trình

1. Ký kết hợp đồng xuất khẩu (giữa người mua và người bán)
2. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc các mặt hàng phải xin giấy phép xuất khẩu)
3. Xác nhận thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng)
4. Chuẩn bị hàng xuất (sản xuất, đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào)
5. Thu xếp chỗ với hãng vận tải (đặt booking note với nhóm điều kiện giao hàng C & D)
6. Đóng hàng và vận chuyển về kho bãi của hãng hàng không
7. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu (nộp SI, nộp tờ khai và hàng cho hãng hàng không
8. Làm chứng từ hàng xuất (mua bảo hiểm, chứng thư kiểm dịch, C/O…)
9. Gửi chứng từ cho người nhập khẩu (gửi chứng từ scan/ telex theo thỏa thuận hợp đồng)

Ưu nhược điểm khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

– Ưu điểm:

Tốc độ vận chuyển nhanh: Thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không rất nhanh, thường chỉ mất từ vài giờ đến vài ngày. Điều này rất thuận tiện cho các doanh nghiệp muốn chuyển hàng hóa gấp.
An toàn và đảm bảo chất lượng: Các hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không thường được đóng gói và bảo vệ rất kỹ càng, đảm bảo an toàn và chất lượng của hàng hóa.
Tiết kiệm chi phí bảo quản: Với thời gian vận chuyển ngắn, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí bảo quản hàng hóa trong kho.

– Nhược điểm:

Chi phí vận chuyển đắt đỏ: Chi phí vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thường rất cao, đặc biệt là khi chuyển hàng hóa có kích thước lớn hoặc nặng.
Hạn chế về khả năng chuyên chở: Đường hàng không có những hạn chế về khả năng chuyên chở các loại hàng hóa nhất định, như hàng hóa dễ cháy nổ, hàng động vật sống, hoặc hàng hóa quá khổ quá tải.
Phụ thuộc vào thời tiết và chính sách của các quốc gia: Thời tiết xấu, thiên tai hay các sự kiện đặc biệt có thể làm ảnh hưởng đến lịch trình và thời gian vận chuyển. Bên cạnh đó, chính sách của các quốc gia có thể ảnh hưởng đến quy định vận chuyển hàng hóa trên đường hàng không.

Những lưu ý trong quy trình xuất khẩu bằng đường hàng không

– Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa: Hàng hóa cần được chuẩn bị và đóng gói kỹ càng trước khi vận chuyển. Đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói đúng cách, đáp ứng các yêu cầu về kích thước, trọng lượng, loại và chất lượng của hàng hóa.

– Chọn hãng hàng không: Chọn hãng hàng không có uy tín và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Nên xem xét các tiêu chí như giá cả, thời gian vận chuyển, địa điểm đến, khả năng chuyên chở hàng hóa, và chất lượng dịch vụ.

– Lựa chọn đơn vị vận chuyển: Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và có kinh nghiệm trong việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian, địa điểm và an toàn.

– Điều kiện vận chuyển: Kiểm tra các quy định về điều kiện vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Hàng hóa có thể bị hạn chế hoặc cấm vận theo quy định của các quốc gia hoặc các hãng hàng không. Chú ý đến các yêu cầu về đóng gói, nhiệt độ và độ ẩm của hàng hóa.

– Thủ tục hải quan: Thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan trước khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Điều này bao gồm đăng ký xuất khẩu, chuẩn bị các giấy tờ liên quan, và đóng gói đầy đủ thông tin về hàng hóa để đưa vào hệ thống quản lý thông tin hải quan.

– Theo dõi vận chuyển: Theo dõi quá trình vận chuyển của hàng hóa để đảm bảo an toàn và đúng thời gian. Khi có bất kỳ vấn đề gì, cần liên hệ với đơn vị vận chuyển để giải quyết kịp thời.

3.4. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Nhận yêu cầu từ khách hàng
Liên hệ hãng tàu đặt chỗ
Gửi booking confirmation cho khách hàng
Đóng hàng và vận chuyern ra cảng
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Phát hành House B/L nháp
Gửi chi tiết master bill cho hãng tàu
Gửi VGM đến hãng tàu
Phát hành Debit note và tửi chứng từ cho đại lý
Giao HBL cho khách hàng và kết bộ chứng từ
Nhận hàng và giao cho khách hàng
Lập chứng từ kế toán

3.5. Quy trình làm hàng xuất khẩu của Forwarder

1. Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu
2. Kiểm tra và thông báo thông tin các chuyến tàu
3. Đặt chỗ với hãng tàu, gửi Booking
4. Nhắc nhở đóng hàng và hạn container
5. Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
6. Thực hiện các thủ tục hải quan xuất khẩu
7. Phát hành vận đơn
8. Gửi chứng từ cho bên nhập khẩu
9. Lưu trữ các tài liệu
10. Chăm sóc khách hàng, giải quyết vấn đề phát sinh (nếu có)

Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất Hà Nội TPHCM

4. Tham khảo quy trình xuất khẩu của một số mặt hàng

4.1. Quy trình xuất khẩu nông sản (gạo, trái cây tươi…)

Đăng ký kinh doanh và thuế: Trước khi bắt đầu hoạt động xuất khẩu, công ty cần đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế xuất khẩu.
Chuẩn bị hàng hóa: Công ty cần chuẩn bị sản phẩm nông sản để đáp ứng yêu cầu của đối tác. Điều này có thể bao gồm thu hoạch sản phẩm, xử lý, bảo quản và đóng gói.
Kiểm tra chất lượng: Trước khi xuất khẩu, nông sản cần được kiểm tra chất lượng bởi các cơ quan chức năng để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của thị trường xuất khẩu.
Xử lý các thủ tục xuất khẩu: Công ty cần hoàn tất các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hóa. Điều này có thể bao gồm việc đăng ký xuất khẩu, cung cấp giấy tờ cần thiết, đóng gói hàng hóa và lưu thông quan.
Vận chuyển hàng hóa: Công ty cần sắp xếp vận chuyển hàng hóa đến cảng để xuất khẩu. Điều này có thể bao gồm việc thuê đơn vị vận tải hoặc tự vận chuyển hàng hóa.
Thanh toán và giải quyết các tranh chấp: Sau khi hàng hóa được giao cho đối tác, công ty cần nhận được thanh toán theo hợp đồng và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình xuất khẩu.
Quản lý chất lượng: Công ty cần duy trì và cải tiến chất lượng sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của đối tác và tăng cường uy tín thương hiệu của công ty trên thị trường.

Quy trình xuất khẩu nông sản đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm. Các công ty có thể cần tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia và cơ quan chính phủ để đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Ngoài ra, các công ty cần lưu ý các quy định pháp luật về an toàn vệ sinh thực phẩm và quy định của thị trường xuất khẩu để đảm bảo đạt được chất lượng sản phẩm tốt nhất.

4.2. Quy trình xuất khẩu hàng gia công

Quy trình xuất khẩu hàng gia công có thể được thực hiện như sau:

Đăng ký kinh doanh và thuế: Trước khi bắt đầu hoạt động xuất khẩu, công ty cần đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế xuất khẩu.
Tìm kiếm đối tác: Công ty cần tìm kiếm các đối tác có nhu cầu mua hàng gia công của công ty. Đây có thể là các công ty sản xuất hoặc nhà bán buôn.
Đàm phán và ký hợp đồng: Sau khi tìm được đối tác, công ty cần tiến hành đàm phán và ký hợp đồng với đối tác về số lượng, chất lượng và giá cả của hàng hóa.
Chuẩn bị hàng hóa: Công ty cần chuẩn bị hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của đối tác. Điều này có thể bao gồm mua nguyên liệu, sản xuất sản phẩm, đóng gói và vận chuyển hàng hóa đến cảng để xuất khẩu.
Xử lý các thủ tục xuất khẩu: Công ty cần hoàn tất các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hóa. Điều này có thể bao gồm việc đăng ký xuất khẩu, cung cấp giấy tờ cần thiết, đóng gói hàng hóa và lưu thông quan.
Vận chuyển hàng hóa: Công ty cần sắp xếp vận chuyển hàng hóa đến cảng để xuất khẩu. Điều này có thể bao gồm việc thuê đơn vị vận tải hoặc tự vận chuyển hàng hóa.
Thanh toán và giải quyết các tranh chấp: Sau khi hàng hóa được giao cho đối tác, công ty cần nhận được thanh toán theo hợp đồng và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình xuất khẩu.
Quản lý chất lượng: Công ty cần duy trì và cải tiến chất lượng sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của đối tác và tăng cường uy tín thương hiệu của công ty trên thị trường.

Xem chi tiết: Hàng Gia Công Là Gì? Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Gia Công

Tóm lại, quy trình xuất khẩu là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm. Để đạt được sự thành công trong hoạt động xuất khẩu, các công ty cần phải tìm hiểu và đáp ứng các yêu cầu của thị trường mục tiêu, tuân thủ các quy định pháp luật và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Để nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu – logistics các bạn nên tham gia các khóa học xuất nhập khẩu – logistics tại các trung tâm uy tín. Tại đó bạn sẽ được các giảng viên là những người đang làm nghề hướng dẫn chi tiết các tình huống thực tế

Tham khảo thêm: