Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa, Kèm Chứng Từ Tương Ứng

Quy trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra như thế nào, bộ chứng từ cần thiết trong quá trình nhập khẩu hàng hóa tương ứng gồm những gì? Đây là một trong những nội dung quan trọng mà bất kỳ ai tham gia vào lĩnh vực xuất khẩu cần phải nắm chắc. Bài viết sau đây Kiến thức xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình nhập khẩu hàng hóa, giúp cho quá trình nhập khẩu của bạn diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhất.

1. Quy trình nhập khẩu hàng hóa

Thông thường quy trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra theo 8 bước như sau:

Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương

Bước 2: Xin giấy phép (nếu có)

Bước 3: Xác nhận thanh toán (nếu có)

Bước 4: Xác nhận lô hàng

Bước 5: Nhận chứng từ nhà xuất khẩu, công ty Forwarder

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Bước 7: Khai hải quan điện tử + kiểm tra chuyên ngành (nếu có) + làm thủ tục thông quan.

Bước 8: Thanh lý hải quan và làm thủ tục nhận hàng

Cụ thể, quy trình nhập khẩu diễn ra chi tiết như sau:

>>>Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội

Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương

Hai bên xuất khẩu và nhập khẩu tiến hành đàm phán các điều khoản và ký kết hợp đồng ngoại thương. Trong hợp đồng ngoại thương các bên cần quy định, thống nhất rõ ràng với nhau về điều khoản thanh toán, số lượng, chất lượng hàng hóa, giao nhận, và trách nhiệm của các bên.

Bước 2: Xin giấy phép (nếu có)

Hàng hóa nhập khẩu phải nằm trong danh mục được phép nhập khẩu của nhà nước. Người nhập khẩu cần kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa xem có nằm trong danh mục cần xin giấy phép nhập khẩu, hay cần xin giấy kiểm tra chuyên ngành nào không để thực hiện xin giấy phép theo quy định. Nếu không nằm trong diện phải xin giấy phép thì tiến hành nhập khẩu bình thường

hình ảnh giấy phép nhập khẩu – giấy phép hun trùng, khử trùng

Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu tại tphcm

Bước 3: Xác nhận thanh toán (nếu có)

Căn cứ theo hợp đồng ngoại thương đã ký kết về điều khoản thanh toán. Nếu thanh toán theo phương thức L/C cần kiểm tra đã thực hiện thủ tục mở L/C tương ứng. Hoặc nếu thanh toán theo đặt cọc hay trả trước, cần kiểm tra với kế toán xem đã thanh toán cọc hay trả trước chưa?

Bước 4: Xác nhận lô hàng

Chiếu theo điều kiện Incoterms mà 2 bên đã lựa chọn ký kết để xem trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình vận chuyển hàng hóa tới đâu.

Tùy theo từng nhóm điều kiện giao hàng của Incoterms (nhóm E, F, C, D) mà xác định: Ai là người đưa hàng lên phương tiện vận chuyển? Ai là người làm thủ tục hải quan nhập khẩu, thủ tục nhận hàng tại cảng. Chính vì thế, tùy theo khả năng, kinh nghiệm của mỗi bên trong quá trình làm thủ tục vận chuyển, thông quan hàng hóa, tùy theo từng loại mặt, hàng, tuyến đường vận chuyển mà cân nhắc kỹ điều kiện giao hàng theo Incoterms phù hợp, tối ưu nhất.

Bước 5: Nhận chứng từ nhà xuất khẩu, công ty Forwarder

– Người nhập khẩu sẽ nhận bộ chứng từ của người bán qua Email (invoice, packing list, bill of lading), chứng từ gốc (C/O, Phyto, Fumi,…) sẽ được gửi chuyển phát nhanh.

– Người mua nhận “Thông báo hàng đến – Arrival Notice (A/N) và Debit Note” từ Forwarder.

Bước 6: Lấy D/O (lệnh giao hàng)

– Nhà nhập khẩu mang theo giấy giới thiệu của công ty tới công ty Forwarder (Công ty phát hành thông báo hàng đến) để đóng các khoản phí như trên Debit Note và nhận lệnh giao hàng D/O về.

– Thực tế hiện nay sẽ nhận lệnh D/O qua email và thực hiện các công việc cần thiết qua email, các loại phí sẽ được chuyển khoản, nhà nhập khẩu cần trực tiếp đến công ty Forwarder.

Bước 7: Khai hải quan điện tử + kiểm tra chuyên ngành (nếu có) + làm thủ tục thông quan.

Sau khi nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, người mua tiến hành khai báo hải quan điện tử, để làm thủ tục thông quan cho hàng hóa. Và đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có, bổ sung giấy kiểm tra chuyên ngành cho hải quan để thông quan hàng hóa.

Sau khi khai báo hải quan điện tử trên phần mềm Ecus, tùy theo kết quả phân luồng hải quan (luồng xanh, vàng, đỏ): luồng xanh sẽ được thông quan hàng hóa; doanh nghiệp tiến hành các bước kiểm tra hồ sơ chứng từ (nếu là luồng vàng); kiểm tra hồ sơ, chứng từ kèm kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu là luồng đỏ), nếu phù hợp sẽ được hải quan cho thông quan hàng hóa.

Bước 8: Thanh lý hải quan và làm thủ tục nhận hàng

Người nhập khẩu tiến hành thanh lý hải quan khi đã có D/O và được hải quan bấm thông quan hàng hóa, đóng các khoản phí làm thủ tục nhận hàng trên Eport và đưa hàng về kho.

>> Xem thêm: Quy Trình Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không – 8 Bước Chi Tiết

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

3. Các chứng từ cần thiết trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

Chứng từ bắt buộc:

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) sẽ cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa, mô tả chi tiết sản phẩm.

– Phiếu đóng gói (Packing List): là chứng từ mô tả đặc điểm của hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước đóng gói của lô hàng hóa, cơ sở để người nhận đối chiếu, xác nhận xem có đúng lô hàng của mình, kiểm tra xem đã đúng, đủ hàng hay chưa.

– Vận đơn (Bill of Lading) đây là chứng từ quan trọng xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và quyền nhận hàng.

Chứng từ cần có tùy theo từng loại mặt hàng:

– Chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O: chứng minh về nguồn gốc hàng hóa, có thể sẽ được hưởng các ưu đãi về thuế quan.

– Giấy phép nhập khẩu (Import License): Quy định đặc biệt đối với hàng hóa nhập khẩu từ một số quốc gia, tùy từng mặt hàng sẽ yêu cầu chứng từ này.

– Phyto (Phytosanitary Certificate) là giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, đảm bảo hàng hóa có nguồn gốc thực vật không có sâu bệnh, thường áp dụng đối với hàng hóa là nông sản, có nguồn gốc từ thực vật.

– Fumi (Fumigation Certificate) là giấy chứng nhận hun trùng, xác nhận hàng đã được xử lý khử trùng trước khi xuất khẩu.

>> Tham khảo: Học xuất nhập khẩu online ở đâu tốt

4. Lợi ích và thách thức khi nhập khẩu hàng hóa

Lợi ích:

Nhập khẩu hàng hóa giúp cho doanh nghiệp mở rộng thị trường, có những nguyên vật liệu đầu vào chất lượng, phù hợp từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhập khẩu giúp doanh nghiệp có cơ hội lựa chọn, tiếp cận nguồn hàng giá rẻ, tiết kiệm chi phí từ đó đưa ra được mức giá cạnh tranh, đưa doanh nghiệp phát triển.

Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài có thể đưa ra thị trường các sản phẩm mới, có công nghệ tiên tiến, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, mang lại trải nghiệm tốt hơn, tăng khả năng trở lại dùng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp thương mại, nếu nhập khẩu được các sản phẩm độc quyền sẽ tạo nên sự khác biệt trên thị trường, thu hút đông đảo khách hàng một cách nhanh chóng.

Tận dụng ưu đãi thuế quan: Nếu hàng hóa có C/O ưu đãi, doanh nghiệp có thể nhập khẩu với mức thuế suất thấp hơn, giảm đáng kể chi phí nhập khẩu.

Thách thức:

Do hoạt động nhập khẩu, cần hợp tác với doanh nghiệp của quốc gia khác trên thế giới. Mỗi quốc gia sẽ có những chính sách pháp luật, văn hóa, phong tục tập quán khác nhau, dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn về khác biệt văn hóa, chính sách mặt hàng.

Những thay đổi chính sách thương mại về thủ tục hải quan, quy định kiểm tra chuyên ngành… rất thường xuyên. Doanh nghiệp cần cập nhật liên tục.

Rủi ro về đạo đức: cần có những điều khoản kỹ càng, rõ ràng trong hợp đồng ngoại thương để tránh những tranh chấp xảy ra khi người bán cố tình giao hàng không đủ số lượng, chất lượng như đã cam kết.

Rủi ro về mất mát, hư hỏng khi vận chuyển hàng hóa: doanh nghiệp cần lựa chọn những đơn vị Forwarder uy tín, chuyên nghiệp.

Trên đây Kỹ năng xuất nhập khẩu đã thông tin chi tiết tới bạn về quy trình nhập khẩu hàng hóa, kèm những chứng từ thực tế tương ứng. Phân tích những lợi ích và rủi ro trong quá trình nhập khẩu, từ đó giúp bạn có cái nhìn đầy đủ, toàn diện, chuẩn bị kỹ càng để cho quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi nhất. Nếu bạn muốn nhanh chóng tiếp thu kiến thức, kỹ năng về xuất nhập khẩu, hãy tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu để nhanh chóng nắm bắt kiến thức, vận dụng vào trong công việc của bạn.