Nhân Viên Hiện Trường (Operation) Làm Gì? Cần Kỹ Năng Gì?

Nhiên viên hiện trường (Operation Staff) làm gì? Đây là một vị trí công việc được khá nhiều bạn nam quan tâm trong ngành xuất nhập khẩu một phần bởi địa điểm thời gian làm việc linh hoạt, không gò bó. Vậy vị trí nhân viên hiện trường làm những gì, cần có kỹ năng gì? Tất cả sẽ được Kỹ năng xuất nhập khẩu giải thích chi tiết qua bài viết dưới đây.

Nhân viên hiện trường (Operation staff) hay gọi tắt là Ops đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa các bên xuất khẩu, nhập khẩu, vận tải, hải quan, kho bãi,… giúp cho quá trình vận chuyển, thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn.

1. Nhân viên hiện trường làm gì?

Công việc chính của một nhân viên hiện trường là tiếp nhận bộ chứng từ xuất nhập khẩu của lô hàng hóa từ phòng kinh doanh, hoặc các bộ phận khác; trực tiếp giám sát và thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa tại cảng, kho bãi; thực hiện các thủ tục liên quan đến thông quan hàng hóa, xuất – nhập khẩu lô hàng; làm việc trực tiếp với hải quan, đảm bảo hàng hóa lưu thông nhanh chóng.

Nhân Viên Hiện Trường (Operation) Làm Gì

Cụ thể nhân viên hiện trường – Ops sẽ làm những công việc sau:

– Thực hiện thủ tục tại cảng, sân bay hoặc cửa khẩu:

Operation staff làm việc trực tiếp tại cảng, sân bay hoặc cửa khẩu hải quan để tiến hành các thủ tục vận chuyển và thông quan hàng hóa cho lô hàng.

– Trực tiếp giám sát các quá trình vận chuyển hàng hóa tại kho, bến cảng, điều phối quá trình bốc dỡ, đóng gói hàng hóa…

– Xử lý và kiểm tra chứng từ: tiếp nhận chứng từ từ các phòng ban (Customer Service, Sales, Docs, Pricing), kiểm tra tính chính xác và đầy đủ trước khi trình lên cơ quan chức năng.

– Làm việc với hải quan: Xuất trình chứng từ, thông quan tờ khai, và xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến quá trình thông quan hàng hóa.

– Thực hiện giao – nhận D/O xuất nhập hàng.

– Thực hiện khai báo tờ khai hải quan tại cảng, sân bay, hoặc cơ quan chức năng.

– Thủ tục kiểm tra và giám định: Làm các thủ tục kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch thực vật, động vật, giám định hoặc kiểm tra chất lượng theo yêu cầu của từng loại hàng hóa.

– Phối hợp với bên vận tải để đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hóa đúng kế hoạch.

– Giám sát quá trình giao nhận hàng hóa, container với các nhà vận chuyển, đồng thời theo dõi việc thực hiện để đảm bảo đúng tiến độ, xử lý các vấn đề phát sinh khác tại cảng, bãi đảm bảo lô hàng được thông quan, vận chuyển thuận lợi, nhanh chóng.

>> Xem thêm: Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Công Việc Và Mức Lương Ra Sao?

2. Kỹ năng cần có của một nhân viên hiện trường

– Kiến thức nghiệp vụ

Nhân viên hiện trường không yêu cầu kiến thức nghiệp vụ xuất nhập khẩu, logistics quá cao. Những cần nắm vững được bộ chứng từ xuất nhập khẩu, quy trình khai báo hải quan, thông quan hàng hóa, các quy định của pháp luật và quy trình thủ tục làm kiểm tra chuyên ngành đối với các sản phẩm, hàng hóa để thực hiện công việc đúng quy trình và thủ tục.

– Kỹ năng giao tiếp:

Nhân viên hiện trường (Operation) phải thường xuyên làm việc với đối tác, bên vận tải, nhân viên bốc xếp, nhân viên kho bãi, bến cảng, đặc biệt là với hải quan, cơ quan chức năng, … vì thê nhân viên hiện trường cần có khả năng giao tiếp tốt. Việc trình bày ý kiến rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp không chỉ giúp xử lý công việc thuận lợi mà còn tránh được những hiểu lầm không đáng có trong quá trình phối hợp.

– Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong công việc, có rất nhiều tình huống phát sinh như sai sót chứng từ, chậm trễ vận chuyển, hoặc yêu cầu kiểm hóa đột xuất là không thể tránh khỏi. Nhân viên hiện trường cần có khả năng tư duy nhanh nhạy, giải quyết vấn đề một cách tỉ mỉ và hiệu quả để đảm bảo quá trình vận chuyển và thông quan diễn ra suôn sẻ.

Kỹ năng cần có của một nhân viên hiện trường

– Thích ứng với môi trường làm việc ngoài trời

Đặc thù công việc của nhân viên hiện trường (Operation staff) là không làm việc tại văn phòng, làm việc trực tiếp tại kho bãi, bến cảng, ngoài trời, … vì thế bạn cần một sức khỏe tốt, linh hoạt về thời gian làm việc, có thể phát sinh xử lý công việc lúc đêm, cuối tuần.

– Kỹ năng điều phối vận chuyển:

Đây là kỹ năng quan trọng, nhân viên hiện trường cần có khả năng điều phối xe, điều phối đơn vị vận chuyển một cách khoa học, đảm bảo hàng hóa ra vào đúng thời điểm, không xảy ra tình trạng ùn tắc, thiếu xe.

Những kỹ năng này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc mà còn tạo nền tảng giúp bạn phát triển sự nghiệp trong ngành logistics.

>> Xem thêm: Học xuất nhập khẩu online ở đâu tốt

3. Những thách thức của nhân viên hiện trường

Quy trình xuất nhập khẩu phức tạp:

Quy trình xuất nhập khẩu bao gồm nhiều bước từ khai báo hải quan, xử lý chứng từ đến kiểm tra hàng hóa. Ngoài ra, các quy định liên quan đến xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi, yêu cầu nhân viên hiện trường phải cập nhật liên tục và nắm rõ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, tránh chậm trễ và các chi phí phát sinh không đáng có.

Áp lực thời gian:

Nhân viên hiện trường thường phải đảm bảo mọi quy trình tại kho bãi, cảng hoặc sân bay được thực hiện đúng tiến độ. Điều này đặt ra yêu cầu cao về khả năng quản lý thời gian, bởi bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình giao nhận hàng hóa.

Xử lý sự cố bất ngờ:

Trong quá trình làm việc, nhân viên hiện trường thường phải đối mặt với các sự cố như hàng hóa bị hải quan giữ lại, sai sót chứng từ, hoặc trục trặc trong vận chuyển. Điều này đòi hỏi họ phải nhanh chóng phối hợp với các bên liên quan để giải quyết vấn đề, đảm bảo tiến độ giao hàng không bị gián đoạn.

>> Xem thêm: Nhân Viên Khai Báo Hải Quan Là Gì? Làm Gì? Lương Bao Nhiêu?

Rủi ro sức khỏe:

Công việc của nhân viên hiện trường đòi hỏi di chuyển nhiều giữa các cảng, kho bãi, hoặc sân bay và thường xuyên làm việc ngoài trời trong các điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến sức khỏe, đặc biệt với những người không có thể trạng tốt.

Những thách thức này đòi hỏi nhân viên hiện trường không chỉ có kiến thức chuyên môn vững vàng mà còn cần sự linh hoạt, kỹ năng xử lý tình huống, và sức khỏe tốt để hoàn thành công việc hiệu quả.

Trên đây Kiến thức xuất nhập khẩu đã thông tin chi tiết tới bạn về vị trí nhân viên hiện trường, các công việc cụ thể, thách thức của nhân viên hiện trường,… hy vọng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về nhân viên hiện trường, định hướng tốt công việc tương lai trong ngành xuất nhập khẩu, logistics.