COA Là Gì? Cách Sử Dụng Certificate Of Analysis Trong Xuất Nhập Khẩu

Giấy chứng nhận phân tích (COA) là tài liệu mà các nhà sản xuất sản xuất để xác minh sản phẩm mà họ sản xuất có phù hợp với yêu cầu của khách hàng hay không.

Điều quan trọng là khách hàng phải biết rằng sản phẩm họ đang nhận tuân thủ các thông số và mục tiêu cụ thể của họ và đảm bảo rằng sản phẩm đó đáp ứng nhu cầu của họ.

>>>> Bài viết xem nhiều: học xuất nhập khẩu online ở đâu tốt

Để hiểu hơn về COA là gì? Lý do tại sao COA lại quan trọng như vậy và cách tốt nhất để quản lý chúng trong công ty của bạn, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây:

1. COA là gì?

COA được viết tắt của từ tiếng Anh “Certificate Of Analysis“, nghĩa là giấy chứng nhận phân tích đánh giá thành phần sản phẩm được sử dụng để xác nhận xem hàng hóa xuất khẩu có đáp ứng các thông số nhất định hay không.

COA giúp công ty của bạn ngăn chặn việc trả lại, thay thế hoặc khiếu nại của khách hàng tốn kém.

Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) liệt kê các yêu cầu cụ thể đối với từng tài liệu COA mà công ty của bạn sản xuất. Bao gồm:

Thông tin về nhà cung cấp:

Phần này chứa dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp vật liệu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ khác của họ.

Nhận dạng vật liệu:

Nội dung trong phần này xác định vật liệu đang được COA này xác minh. Và nó thường chứa các thuật ngữ phổ biến như số lô, mã sản phẩm và mô tả.

Vận chuyển:

Thường bao gồm tên và địa chỉ của khách hàng, đơn đặt hàng ban đầu hoặc các chi tiết khác như điểm đến của mặt hàng. Nội dung này được cung cấp để đáp ứng các yêu cầu vận chuyển và giúp người nhận xác nhận tài liệu được ủy quyền và việc giao hàng được dự kiến.

Bằng chứng về các tiêu chuẩn:

Phần này chứa thông tin quan trọng nhất trong COA. Nội dung này nêu lên các đặc điểm cụ thể, kết quả thử nghiệm hoặc bằng chứng khác về tiêu chuẩn ngành, yêu cầu quy định hoặc yêu cầu cụ thể của khách hàng. Trong một số trường hợp, các tiêu chuẩn thực hiện dự kiến cũng sẽ được ghi chú để tham khảo.

Chữ ký:

Phần cuối cùng này của COA bao gồm chữ ký chỉ ra rằng bằng chứng được đưa ra đã được kiểm tra viên sản phẩm đủ điều kiện và có thẩm quyền xem xét.

Nếu không có từng phần và dữ liệu này, COA của bạn sẽ không được tính là một cuộc kiểm tra hợp pháp đối với sản phẩm của bạn và bạn có thể gặp rắc rối về pháp lý hoặc kinh doanh.

2. Cách sử dụng COA – Certificate Of Analysis

COA là tài liệu để chứng minh sản phẩm bạn đang sản xuất đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Với vô số mặt hàng được sản xuất bởi các nhà sản xuất , một công ty thường khó theo dõi nguyên vật liệu một cách liền mạch ngay từ đầu cho đến khi kết thúc quy trình sản phẩm cuối cùng. Điều này có nghĩa là các công ty ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các nhà cung cấp của họ để cung cấp nguyên liệu chất lượng cho thành phẩm.

COA còn không chỉ đóng vai trò kiểm tra sản phẩm. Với các vật liệu di chuyển nhanh chóng đến và đi từ các địa điểm khác nhau, cần phải xác định và làm rõ vật liệu được vận chuyển một cách rõ ràng và chính xác.

Ngoài nhãn vật liệu và thùng chứa, COA còn đóng vai trò là tài liệu nhận dạng cho tình trạng của từng sản phẩm. Các tài liệu này cung cấp nhiều thông tin chi tiết hơn so với nhãn thông thường cung cấp. COA chuyển tải thông tin từ nhà cung cấp vật liệu đến người sử dụng vật liệu về danh tính, chất lượng và độ tinh khiết của vật liệu cụ thể đó.

Điều rất quan trọng đối với nhà cung cấp vật liệu là phải cho khách hàng thấy một COA đáng tin cậy để khách hàng có thể hiểu chính xác loại sản phẩm họ nhận được. Người nhận cũng có thể so sánh thông tin được cung cấp trên COA của nhà cung cấp với thông số kỹ thuật để xem liệu vật liệu có đáp ứng các tiêu chí yêu cầu hay không.

>>>> Xem thêm: khóa học khai báo hải quan ở đâu tốt

3. Tại sao công ty của bạn cần COA?

Nhiều nhà sản xuất biết rằng có những lợi thế khi tạo COA nhưng lại cho rằng chúng quá tốn kém và mất thời gian. Tuy nhiên, nếu không đưa ra COA đáng tin cậy và chính xác, công ty của bạn có thể phải đối mặt với các hậu quả pháp lý và kinh doanh.

Giảm niềm tin vào những gì được vận chuyển
Tăng số lần thu hồi sản phẩm, làm lãng phí thời gian và tiền bạc của công ty
Quá trình kiểm toán trở nên phức tạp hơn
Các đối thủ cạnh tranh có thể đạt được lợi thế khi họ sản xuất COA còn bạn thì không
Khách hàng bị mất

Giá của việc không có COA là khá cao, cao hơn nhiều so với chi phí để sản xuất COA ngay từ đầu. Nếu không có những tài liệu này, công ty của bạn rất có thể mất tiền, khách hàng và thậm chí cả uy tín trong ngành của bạn. Mặc dù quá trình bắt đầu tạo và phân phối COA có vẻ khó khăn nhưng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) có thể giúp ích.

Hy vọng bài viết về COA Là Gì? Cách Sử Dụng Certificate Of Analysis Trong Xuất Nhập Khẩu được chia sẻ bởi kỹ năng xuất nhập khẩu sẽ hữu ích tới bạn đọc.

Để nắm rõ hơn các Kỹ năng xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

>>>> Tham khảo thêm: