Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì?

Chứng từ là xương sống của ngành xuất nhập khẩu, vì thế, hầu như các doanh nghiệp trong ngành đều cần tuyển dụng vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, logistics.

Vậy Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì?, tại sao nghề này lại “Hot” như vậy, cùng Kỹ năng xuất nhập khẩu tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.

>>>> Bài viết xem nhiều: khóa học xuất nhập khẩu online ở đâu tốt

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

#Khái niệm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có tên tiếng Anh là Document staff, là vị trí thường xuyên làm việc với các loại văn bản, chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa cho các doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động mua bán quốc tế.

Vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu khá phổ biến và giữ vai trò quan trọng trong các hoạt động xuất nhập khẩu và logistics, vì chứng từ là hành trình xuyên suốt trong cả quá trình xuất nhập khẩu này.

#Các vị trí

Chúng ta dễ dàng bắt gặp nhiều vị trí nhân viên chứng từ khác nhau được tuyển dụng tại doanh nghiệp, có thể kể đến:

Chứng từ hàng xuất
Chứng từ hàng nhập
Chứng từ hàng air
Chứng từ hàng sea
Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
Chứng từ cước, vận tải, logistics
Chứng từ thanh toán quốc tế
Chứng từ trong bộ phận thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành, giấy phép…

>>>> Xem thêm: khóa học khai báo hải quan

2. JD nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Nhà tuyển dụng)

JD nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu của một số đơn vị tuyển dụng:

3. Mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Đảm bảo các nội dung trên chứng từ không có bất kỳ sai sót nào. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường phụ trách các công việc như:

Sau khi chốt giá cả, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking từ khách hàng.
Liên hệ đơn vị cung cấp, khách hàng, hãng tàu để booking tàu và sắp xếp theo tiến độ của công việc.
Chuẩn bị hợp đồng thương mại, soạn thảo các chứng từ như Bill, invoice, PO, Packing list, DO…
Chuẩn bị chứng từ, các bộ hồ sơ cần có như C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng nếu thuộc nhóm hàng đặc biệt.
Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont…
Chuẩn bị các hợp đồng, chuẩn bị chứng từ thực hiện thanh toán quốc tế theo hình thức: L/C, T/T, D/A, D/P…
Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng, như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi….
Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc.
Cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến dịch vụ hàng hóa.

4. Kiến thức cần có của nhân viên chứng từ

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều công việc do đặc thù xuất nhập khẩu là công việc giải quyết những tình huống vận tải và sử dụng hàng hóa.

Do đó, bạn cần sự tập trung, khả năng tư duy logic và cả kỹ năng đàm phán trong công việc vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm. Nhân viên chứng từ phải cẩn thận và cần thái độ tốt trong công việc. Mọi sai lầm đều có thể dẫn đến hao tổn chi phí của các bên nên có câu nói thế này: “Mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền hoặc rất nhiều tiền”. Vì thế, bạn phải biết cách tự chịu trách nhiệm trong công việc.

Cách tốt nhất ở đây là biết cách tổ chức, sắp xếp công việc sao cho hợp lý, làm việc theo trình tự để đảm bảo công việc của 1 ngày được hoàn thành.

Với lượng chứng từ nhiều thì cần phải giải quyết trong các khoảng thời gian khác nhau cùng nhiều đối tác nên việc lưu trữ phân loại các chứng từ khoa học, xếp lượng khách hàng theo những tiêu chuẩn của doanh nghiệp, luôn nắm rõ tình hình và chuyển rõ những lịch chuyển hàng và giao nhận hàng với những bộ phận liên quan.

5. CV nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

CV nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, một số mẫu mà bạn có thể theo dõi:

6. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

a. Câu hỏi mang tính chất chuyên môn, nghiệp vụ

Câu 1: Bạn sẽ làm gì nếu doanh nghiệp yêu cầu HS code có mức thuế thấp hơn không đúng với mặt hàng đó?

Câu 2: Bạn phải giải quyết vấn đề như thế nào nếu sai lệch số lượng trong việc đặt hàng và vận chuyển hàng hóa hay chưa?

Câu 3: Khi lập chứng từ, bạn thấy đâu là thách thức lớn nhất mà nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu gặp phải?

Câu 4: Để lập một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chính xác, bạn cần làm gì?

Câu 5: Nếu cần phối hợp với bộ phận mua hàng, bạn đã hợp tác với bộ phận khác như thế nào để hoàn thành xong công việc đang được giao một cách nhanh nhất?

Câu 6: Bạn có biết trong các điều khoản thanh toán bao gồm những điều mục nào không?

Câu 7: Nếu hàng gửi đi xuất khẩu ra nước ngoài mà một phần sản phẩm bị hỏng, lỗi, thì bạn sẽ phải làm gì?

Câu 8: Làm thế nào để sắp xếp đúng và đủ nội dung trên 1 bộ chứng từ xuất nhập khẩu?

b. Câu hỏi mang tính chất cá nhân, kỹ năng

Câu 1: Hãy giới thiệu một chút về bản thân bạn

Câu 2: Vì sao bạn biết đến vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu ở doanh nghiệp chúng tôi?

Câu 3: Những kỹ năng nào mà bạn cần có với vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?

Câu 4: Khi trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn sẽ làm những gì mỗi ngày?

Câu 5: Bạn có thành thạo việc phân tích thông tin hay dữ liệu hay không?

Câu 6: Quyết định mà bạn thấy sáng suốt nhất khi làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu của bạn là gì? Vì sao bạn quyết định như vậy?

Câu 7: Vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu khá vất vả và yêu cầu phải làm việc thêm giờ, liệu bạn có sẵn lòng hay không?

Câu 8: Vì sao chúng tôi nên chọn bạn vào vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

7. Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vị trí mang tính chất ổn định, thường thì mỗi doanh nghiệp sẽ cần 1-2 người đảm nhiệm (DN vừa và nhỏ), và tùy thuộc mô hình phát triển của doanh nghiệp lớn.

Nhân viên chứng từ XNK sẽ có mức lương khác nhau, tùy thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên được tuyển dụng:

Đối với một nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, mức lương của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường dao động khoảng 5-8 triệu đồng.

Đối với một nhân viên đã có kinh nghiệm, mức thu nhập tăng lên từ 8-15 triệu đồng tùy thuộc khả năng xử lý và số năm kinh nghiệm. Nếu thuộc vị trí quản lý hoặc giám đốc, thì mức thu nhập có thể lên đến 20 triệu đồng.

Hy vọng bài viết về Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì? được chia sẻ bởi kỹ năng xuất nhập khẩu sẽ hữu ích tới bạn đọc.

Để nắm rõ hơn các Kỹ năng xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

>>>> Tham khảo thêm:

CBM Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì? CBM Tính Như Thế Nào?
COA Là Gì? Cách Sử Dụng Certificate Of Analysis Trong Xuất Nhập Khẩu
EBS Là Phí Gì? Phí EBS Được Tính Như Thế Nào? Phí EBS Ai Trả
Mã SWIFT Là Gì? SWIFT Code Dùng Để Làm Gì?
Quy Trình Thanh Toán TT (Telegraphic Transfer) Chi Tiết

Từ khóa liên quan: nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, chứng từ xuất nhập khẩu, tuyển dụng nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, các chứng từ xuất nhập khẩu, các loại chứng từ xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu không yêu cầu kinh nghiệm, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì, review nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, làm chứng từ xuất nhập khẩu, công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
chứng từ xuất nhập khẩu là gì, bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì, bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, khóa học chứng từ xuất nhập khẩu, các chứng từ trong xuất nhập khẩu.